Procedimento para Denúncias ao Grupo ZF
Ações responsáveis, justas e sustentáveis são uma prioridade para o Grupo ZF e partesintegrantes de nossos valores. Estamos convictos de que somente estas ações conduzem aosucesso a longo prazo.
O Grupo ZF segue diferentes requisitos legais, dentre os quais cabe especial destaque à LeiAlemã de Due Diligence da Cadeia de Suprimentos (LkSG), bem como os requisitos daDiretiva UE 2019/1937, entre outros.
A LkSG impõe determinados requisitos em relação aos procedimentos de denúncias.Em suma, exige que o Grupo ZF forneça às pessoas potencialmente afetadas, dentro e forado Grupo ZF, maneiras eficazes e acessíveis para apresentar suas denúncias.
Todas as denúncias devem ser tratadas de forma justa e transparente.
A LkSG não se limita às operações da ZF na Alemanha, sendo também aplicável às suasoperações globais, fornecedores da empresa, clientes e outros parceiros de negócios.
O Grupo ZF é obrigado pela LkSG a disponibilizar publicamente suas regras de procedimentode denúncias.
1 Regras de procedimento para Denúncias em toda a empresa
O Grupo ZF possui um procedimento de denúncias padronizado, transparente, publicamentedisponível e, totalmente acessível para toda a empresa.
Todas as denúncias de funcionários ou terceiros são tratadas da mesma forma, na medidaem que seja legalmente permitido.
2 Quem pode enviar uma Denúncia?
O procedimento de Denúncia está disponível para todos os funcionários do Grupo ZF, clientes,parceiros de negócios e outras pessoas externas.
3 O que posso denunciar?
Qualquer Denúncia de violações, suspeitas ou reais, de leis ou regulamentos internos que seenquadre em uma das seguintes categorias:
- Violação da legislação concorrencial e antitruste
- Corrupção e suborno
- Conflito de Interesses
- Violação da conformidade regulatória do produto
- Preocupações com fraudes e relatórios financeiros
- Combate à Lavagem de Dinheiro
- Violação das Leis de Privacidade de Dados
- Violação dos regulamentos de controle de exportação e sanções
- Violações ou preocupações ambientais, de saúde e segurança (EHS)
- Violação dos direitos humanos
- Questões relacionadas com o emprego
- Outras violações materiais de políticas ou leis
4 Canais de denúncia
O Grupo ZF possui diversos canais de denúncias.
As Denúncias podem ser enviadas por meio do "ZF Trustline" 24 horas por dia, 7 dias porsemana (https://www.bkms-system.net/zf), por escrito ou por telefone – também de formaanônima, se desejado.
Há a opção de o Denunciante criar uma caixa postal para permitir sua comunicação anônimacom a área de Compliance ZF.
O ZF Trustline está disponível em vários idiomas e é gerenciado por uma operadoraindependente.
Os dados são armazenados em servidores protegidos e criptografados para que o conteúdodas denúncias seja processado exclusivamente pela ZF.
Se você preferir entrar em contato diretamente com alguém no Grupo ZF, sinta-se à vontadepara entrar em contato com a área de Compliance ZF através do e-mail:casemanagement@zf.com.
5 Tratamento de denúncias no Grupo ZF
Todas as denúncias, independentemente de como foram enviadas, são tratadas pela área deGerenciamento de Casos de Compliance da ZF.
A área de Gerenciamento de Casos de Compliance se reporta diretamente ao ChiefCompliance Officer, o qual tem acesso à Diretoria e ao Conselho de Administração do GrupoZF.
Os funcionários da área de Gerenciamento de Casos de Compliance estão sujeitos a umdever especial de confidencialidade, são imparciais e possuem a experiência necessária paralidar profissionalmente com denúncias.
6 Confidencialidade, proteção da minha identidade
Todas as denúncias podem ser enviadas anonimamente e o Grupo ZF toma muito cuidadopara protegê-lo como Denunciante e garantir que sua denúncia seja mantida confidencial.
Os dados confidenciais só podem ser divulgados conforme necessário, conforme permitidopor lei.
Esses princípios se aplicam independentemente do canal de denúncia.
7 Como sei que minha denúncia está sendo analisada?
Dentro de sete dias após o recebimento de sua denúncia, você receberá um aviso derecebimento do Grupo ZF, desde que tenha criado uma caixa postal no ZF Trustline ou nostenha fornecido uma oportunidade de entrar em contato com você.
8 Todas as denúncias serão analisadas?
O Grupo ZF trata com seriedade toda denúncia que recebe.
A área de Gerenciamento de Casos de Compliance examina cada denúncia para esclarecerse há informações suficientes para processar o caso.
Podemos solicitar informações adicionais a você.
9 Processamento da minha denúncia e resposta
Depois que a área de Gerenciamento de Casos de Compliance examinar sua denúncia, amesma poderá ser encaminhada para outra área responsável dentro da empresa paratratamento e apuração de fatos ou a uma autoridade competente.
Todas as denúncias são registradas no Sistema de Gerenciamento de Casos.
A área de Gerenciamento de Casos de Compliance poderá tratar a denúncia.
Se uma investigação interna for considerada necessária, um projeto de investigação seráiniciado. Durante a investigação, a área de Investigação de Compliance analisa documentosrelevantes, fala com testemunhas e partes afetadas e, se necessário, analisa dadoseletrônicos.
Se a denúncia for tratada por uma área especial (por exemplo, RH), o denunciante seráinformado sobre isso.
Todos os funcionários envolvidos em atividades internas de apuração de fatos devem aderira certas regras de conduta, incluindo:
- O denunciante deve ser protegido! Nem nomes nem detalhes podem ser divulgadossem motivo.
- Qualquer esclarecimento deve ser feito de forma justa e com respeito. Todos os fatosdevem ser avaliados de forma objetiva e consciente.
- As pessoas em causa têm o direito de ser ouvidas.
- Dados e informações devem ser tratados confidencialmente.
- Assim que um funcionário perceber que é difícil para ele ou ela conduzir a apuraçãode fatos objetivamente por motivos pessoais, ele ou ela deve relatar esse conflito deinteresses.
- A área responsável, então, transferirá o caso para outro funcionário.
Ao final do processo de apuração dos fatos, os resultados são resumidos em um relatório queé distribuído aos stakeholders internos relevantes.
Os resultados podem incluir recomendações de medidas disciplinares ou outras medidascorretivas, incluindo gestão de riscos e medidas de processos internos.
A área de Gerenciamento de Casos de Compliance pode encerrar o caso se o relatório estiverincompleto ou não for compreensível.
Na medida em que seja possível e legalmente permitido fazê-lo, informaremos o Denuncianteno prazo de três meses das medidas tomadas – mesmo que as atividades de apuração dosfatos não tenham sido concluídas até lá.
10 Como estou protegido como Denunciante
A ZF não tolera retaliações de qualquer tipo!
As pessoas que, de boa-fé, apresentarem reclamações ou denúncias estarão totalmenteprotegidas.
Se você acredita que você ou qualquer outra pessoa foi retaliada ou de alguma forma foitratada de forma diferente por enviar uma denúncia, você deve informar nossa empresaimediatamente através de qualquer um de seus canais de denúncia (de preferência via ZFTrustline).
Acompanhamos todas as alegações plausíveis de retaliação ou maus-tratos.
Medidas serão impostas em resposta a atos comprovados de retaliação.
