Politica sulla privacy
Per noi la protezione e la riservatezza dei dati sono importanti e ci atteniamo alle leggi sulla tutela dei dati applicabili. Le chiediamo comunque di leggere con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Finalità del sistema di whistleblowing
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) serve in primo luogo alla ricezione e all’elaborazione sicure e riservate di segnalazioni relative a violazioni della normativa commerciale.
Autorità responsabile e sicurezza dei dati
La responsabilità della protezione dei dati è affidata all'ufficio legale Thiel von Herff | Lawyers, Detmolder Straße 30, 33604 Bielefeld. Il sistema di whistleblowing è gestito da un'azienda specializzata, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto dello studio legale, Thiel von Herff | Lawyers.
I dati personali e le informazioni inseriti nel sistema di whistleblowing sono memorizzati in una banca dati gestita da EQS Group GmbH, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo Thiel von Herff | Lawyers ha accesso ai dati. EQS Group GmbH e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Questo è garantito nella procedura certificata tramite ampie misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono cifrati e memorizzati con vari livelli di protezione con password, per cui l'accesso è limitato a una gamma molto ristretta di persone espressamente autorizzate presso Thiel von Herff | Lawyers.
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i seguenti dati personali e informazioni:
- nome, se sceglie di rivelare la Sua identità
- se è impiegato/a alla WMF, e
- i nomi e altri dati personali delle persone che menziona nella segnalazione.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni inviate sono ricevute dall'avvocato di fiducia esterno, Dr Thiel von Herff, o da un altro avvocato dello studio Thiel von Herff | Lawyers e saranno trattate con la massima riservatezza. L'avvocato di fiducia indagherà sul fatto.
Durante l'elaborazione di una segnalazione o l'esecuzione di una speciale indagine, può essere necessario inoltrare le segnalazioni ai membri del WMF Group. Questi destinatari possono essere situati in Paesi al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo, con diversi regolamenti sulla protezione dei dati personali. Garantiamo la conformità alla normativa sulla protezione dei dati applicabile quando inoltriamo le segnalazioni.
Ogni persona che ha accesso ai dati è tenuta a mantenerne la riservatezza.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione ed effettuare una valutazione conclusiva. Una volta conclusa l'elaborazione della segnalazione, i dati sono cancellati secondo le disposizioni di legge.
Uso del portale di whistleblowing
La comunicazione tra il computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite un collegamento cifrato (SSL). L'indirizzo IP non viene salvato durante l'uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere il collegamento tra il computer e il BKMS® System, sul computer è salvato un cookie che contiene solo l'ID della sessione (un cosiddetto cookie di sessione). Questo cookie è valido solo fino alla fine della sessione e scade quando si chiude il browser.
È possibile creare una casella di posta nel sistema di whistleblowing, che è protetta con un nome utente/pseudonimo e una password scelti individualmente. Questo Le permette di inviare le segnalazioni all'avvocato di fiducia in forma nominativa o anonima, in maniera sicura. Questo sistema memorizza solo i dati all'interno del sistema di whistleblowing, il che lo rende particolarmente sicuro. Non è una forma di normale comunicazione e-mail.
Nota sull'invio degli allegati
Quando si invia una segnalazione o un'informazione supplementare, è possibile inviare anche allegati all'avvocato di fiducia. Se si desidera inviare una segnalazione anonima, ricordare la seguente nota sulla sicurezza: I file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il Suo anonimato. Rimuova questi dati prima dell'invio. Se non sa rimuovere questi dati o non è sicuro/a su come procedere, copi il testo del Suo allegato nel testo della segnalazione o invii il documento stampato in forma anonima all'indirizzo elencato a piè di pagina, specificando il numero di riferimento ricevuto alla fine del processo di segnalazione.
Versione: Aprile 2016