Politique de confidentialité
Nous prenons la protection et la confidentialité des données au sérieux et adhérons à la loi en vigueur concernant la protection des données. Néanmoins, nous vous serions reconnaissants de lire très attentivement les informations au sujet de la confidentialité avant de soumettre une alerte.
Objet du système d'alerte
Le système d'alerte (BKMS® System) sert avant tout à la collecte et le traitement en toute sécurité et confidentialité des alertes concernant les infractions au Droit commercial.
Autorité responsable et sécurité des données
La responsabilité de protection des données incombe au cabinet d'avocat Thiel von Herff | Lawyers, Detmolder Straße 30, 33604 Bielefeld. Le système d'alerte est opéré par une entreprise spécialisée, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte du cabinet d'avocats, Thiel von Herff | Lawyers.
Les données personnelles et les informations saisies dans le système d'alerte sont conservées dans une base de données gérée par EQS Group GmbH, dans un centre de données à haute sécurité. Seul le cabinet Thiel von Herff | Lawyers a accès aux données. EQS Group GmbH et d'autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de vastes mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont enregistrées cryptées à l'aide de multiples niveaux de protection du mot de passe de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes dotées d'une autorisation expresse auprès du cabinet d'avocats Thiel von Herff.
Type de données personnelles collectées
L'usage du système d'alerte a lieu sur une base volontaire. Si vous soumettez un rapport par le biais du système d'alerte, nous recueillons les données et informations personnelles suivantes :
- votre nom, si vous décidez de divulguer votre identité,
- si vous êtes salarié chez WMF, et
- les noms des personnes et d'autres données personnelles de personnes que vous citez dans votre alerte.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes soumis sont reçus, en toute confidentialité, par l'avocat externe, Dr Thiel von Herff, ou un autre avocat du cabinet d'avocats Thiel von Herff et seront traités dans la plus stricte confidentialité. L'avocat de confiance va enquêter sur l'affaire.
Au cours du traitement d'une alerte ou la conduite d'une enquête spéciale, il pourrait s'avérer nécessaire de transmettre les alertes aux membres du WMF Group. Ces destinataires peuvent être basés dans des pays en dehors de l'Union Européenne ou de l'Espace économique européen avec des règlementations différentes sur la protection des données personnelles. Nous garantissons la conformité aux règlementations de protection des données pertinentes en matière de protection des données lors de la transmission d'alertes.
Toute personne obtenant accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.
Durée de conservation des données personnelles
Les données personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation finale. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données sont supprimées en conformité avec les exigences statutaires.
Utilisation du portail d'information
La communication entre votre ordinateur et le système d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur qui ne contient que l'ID de la session (encore appelé cookie de session). Ce cookie est seulement valable jusqu'à la fin de votre session et expire quand vous fermez votre navigateur et/ou session.
Il est possible d'installer une boîte postale au sein du système d'alerte qui est protégée à l'aide d'un pseudonyme/nom d'utilisateur et d'un mot de passe choisi individuellement. Ceci vous permet d'envoyer des alertes à l'avocat de confiance soit nominativement, soit de manière anonyme et sûre. Ce système enregistre uniquement des données à l'intérieur du système d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication traditionnelle par e-mail.
Note sur l'envoi d'annexes
Lors de la soumission d'une alerte ou d'un ajout, vous pouvez en même temps envoyer des annexes à l'avocat de confiance. Si vous souhaitez soumettre une alerte anonyme, veuillez prendre note de la consigne de sécurité suivant : Les fichiers peuvent contenir des données personnelles masquées susceptibles de mettre en péril votre anonymat. Retirez ces données avant de les envoyer. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si hésitez quant à la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe à votre texte du message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Version : avril 2016