Règles de procédure pour le traitement des plaintes conformément à la LkSG
conformément à l'art. 8 (al. 2) de la loi allemande sur la diligence raisonnable dans la chaîne d'approvisionnement (en allemand Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, LkSG)
Notre procédure de traitement des plaintes vise à permettre aux personnes de soumettre des alertes si elles identifient des problèmes réels ou potentiels dans le domaine des droits de l'homme et des droits environnementaux. Ces problèmes peuvent concerner nos chaînes d'approvisionnement, mais aussi nos activités commerciales. Ces règles de procédure décrivent les problèmes qui peuvent faire l'objet d'une alerte, la manière dont ils peuvent être soumis et ce qui se passe une fois qu'une alerte a été envoyée.
Nous sommes ravis de répondre aux questions concernant la procédure, soit directement dans le système d'alerte, soit en passant par l'option de contact dans la rubrique « Responsabilité de la procédure de plainte ».
Champ d'application
En principe, tous les problèmes concernant les violations des droits de l'homme ou de l'environnement peuvent être signalés par l'intermédiaire de ce système d'alerte. Quelques exemples concrets :
Violations des droits de l'homme :
- Travail des enfants
- Travail forcé et esclavage
- Discrimination et traitement inique
- Non-respect de la liberté d'association
- Retenue d'un salaire décent
- Conditions de travail dangereuses pour la santé
- Éviction ou privation illégale de terres
- Utilisation illicite de forces de sécurité privées ou publiques
- Pollution de l'eau, du sol et de l'air pouvant contribuer à une violation des droits de l'homme
Violations des droits de l'environnement :
- Utilisation de mercure (conformément à la convention de Minamata).
- Utilisation de polluants organiques persistants (conformément à la convention de Stockholm)
- Stockage, manipulation, importation ou exportation de déchets dangereux qui ne respectent pas l'environnement (conformément à la convention de Bâle)
Soumettre une alerte ou une plainte
Nous vous recommandons de soumettre vos informations dans notre système d'alerte numérique :
https://www.bkms-system.net/ttd/let-us-know
Les alertes peuvent être soumises dans la langue de votre choix. Il est possible de soumettre des alertes 24h/24, 7j/7. S'ils le souhaitent, les lanceurs d'alerte peuvent rester complètement anonymes. Même si les lanceurs d'alerte révèlent leur identité, la confidentialité et la protection des données à caractère personnel sont garanties dans tous les cas. Des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel sont disponibles sur https://www.toitoidixi.de/let-us-know-datenschutzhinweis.
Grâce au système, les lanceurs d'alerte peuvent rester en contact avec notre entreprise après avoir soumis leur alerte, même s'ils restent anonymes. L'utilisation du système est bien entendu gratuite pour la personne qui envoie des informations.
Procédure
Le traitement de toutes les alertes reçues suit une procédure structurée, décrite ci-dessous.
1. Réception de l'alerte
Une fois l'alerte reçue, les lanceurs d'alerte recevront un accusé de réception, généralement dans les sept jours qui suivent la réception de l'alerte.
2. Examen de l'alerte
Ensuite, le contenu de l'alerte est vérifié. Au cours de cette phase, des questions peuvent se poser. Elles seront tirées au clair en dialoguant avec le lanceur d'alerte. La suite de la procédure dépend du contenu de l'alerte. Si celle-ci est rejetée, son auteur en recevra les motifs.
3. Élucidation des faits
Si la procédure se poursuit, le problème sera discuté et analysé avec le lanceur d'alerte. Éventuellement, une procédure de résolution consensuelle des litiges peut être proposée.
4. Élaboration d'une solution
Une proposition de solution sera élaborée en étroite collaboration avec le lanceur d'alerte. Le cas échéant, des mesures de réparation seront prises.
5. Réparation
Des mesures de réparation peuvent s'avérer nécessaires pour résoudre les problèmes rapportés. Si des mesures de réparation ont été convenues, elles seront mises en œuvre et feront l'objet d'un suivi.
6. Examen et clôture
Le résultat de la procédure sera évalué avec le lanceur d'alerte. On s'intéressera notamment à la satisfaction du lanceur d'alerte quant au déroulement et à l'issue de la procédure.
La durée de la procédure dépend fortement des faits et peut aller de quelques jours ou semaines à plusieurs mois. En principe, nous nous efforçons de mener la procédure vers une solution satisfaisante le plus efficacement possible. En outre, nous nous efforçons toujours de tenir le lanceur d'alerte informé des mesures prises et de la suite de l'affaire. À cette fin, nous recommandons aux lanceurs d'alerte qui utilisent le système d'alerte numérique de se connecter régulièrement et de vérifier s'il y a de nouveaux messages concernant leur cas.
Règlement des litiges à l'amiable
Pour certaines plaintes, il peut être conseillé de faire appel à un médiateur neutre. Nous souhaitons ainsi contribuer à la recherche d'une solution satisfaisante qui puisse être acceptée par toutes les parties. S'il apparaît au cours de la procédure qu'un règlement à l'amiable du litige peut s'avérer judicieux, nous nous efforcerons d'impliquer ce type de partie neutre.
Responsabilité de la procédure de plainte
Responsable central de notre procédure de traitement des plaintes et interlocuteur principal pour les questions ou les commentaires :
TOI TOI & DIXI Group GmbH
Legal & Compliance Department
Katja Schützeberg
E-mail : katja.schuetzeberg@toitoidixi.com
Mara Stolle
E-mail : mara.stolle@toitoidixi.com
Nous recommandons également aux lanceurs d'alerte d'utiliser l'option de communication disponible dans notre système d'alerte numérique pour adresser leurs questions ou leurs commentaires directement à l'examinateur responsable.
Protection contre les préjudices ou les sanctions
Nous faisons en sorte que les lanceurs d'alerte ne fassent l'objet d'aucune discrimination ou sanction en raison de leur alerte. Nous ne tolérerons pas de représailles pour avoir déposé une plainte ou fourni des informations. Si le lanceur d'alerte est employé par notre entreprise, il sera notamment protégé contre le licenciement, la rétrogradation, la suspension, les menaces, le harcèlement ou tout autre type de discrimination en ce qui concerne ses conditions d'emploi.
Par exemple, si le lanceur d'alerte est employé par un fournisseur, nous collaborerons avec ce dernier pour veiller à ce que la personne bénéficie d'un niveau de protection comparable. Pour veiller à ce que le lanceur d'alerte ne fasse pas l'objet d'une discrimination, d'une sanction ou de représailles similaires, nous nous efforcerons de maintenir le contact avec le lanceur d'alerte même après la clôture du dossier.
Ratingen, le 21 mars 2024
