Waarom moet ik een melding doen?

Dit meldingssysteem voor voorvallen dient voor het vroegtijdig detecteren en het vermijden van ongewenste ontwikkelingen in de onderneming, die zouden kunnen resulteren in aanzienlijke risico's voor Oilinvest Groep, haar medewerkers en zakelijke partners.

Onze naam en reputatie is één van onze belangrijkste bezittingen. Daarom is het onze prioriteit dat Oilinvest Groep de toepasselijke wetten en internationale regelingen naleeft.

Als u ons uw melding toezendt, helpt u ons ongewenste ontwikkelingen te ontdekken en te vermijden.

Welke zaken kan ik melden?

U kunt ernstige inbreuken op de compliance wetgeving en/of op onze Gedragscode melden. Gedetailleerde beschrijvingen van categoriën van compliance-inbreuken die kunnen worden gemeld, worden aan u gegeven tijdens het meldingsproces. Indien de situatie die u wenst te melden niet valt onder één van de gegeven categoriën, neem dan gerust contact op met de Compliance Officer van de Groep of met de Lokale Compliance Officer.

Dit meldingssysteem mag niet worden misbruikt voor kennelijk ongegronde beschuldigingen en aanklachten (in de zin van strafrechtelijke bepalingen zoals laster of smaad).

Hoe zal mijn melding worden verwerkt? Hoe maak ik een postbus aan?

Om een anonieme of gepersonaliseerde melding in te dienen, begin door te klikken op de knop „Melding afgeven“ aan de linkerkant van onze introductiepagina.

Er zijn 4 stappen voor het meldingsproces:

1. Eerst zult u gevraagd worden om de informatie te lezen over de bescherming van uw anonimiteit en om een beveiligingsvraag te beantwoorden.
2. Op de volgende pagina wordt u gevraagd de categorie van de compliance-inbreuk te kiezen voor uw melding.
3. Op de meldingspagina kunt u in uw eigen woorden ingaan op uw melding en vragen beantwoorden over het voorval door gewoon uit de mogelijke antwoorden te kiezen. U kunt tot 5000 tekens intikken in het vrije tekstvak, wat overeenstemt met een volledige A4-pagina. U kunt ook een bestand tot 2 MB insturen om uw melding te onderbouwen. Houd er a.u.b. rekening mee dat documenten informatie kunnen bevatten over de auteur. Na het afgeven van uw melding, zult u een referentienummer krijgen als bevestiging dat u deze melding heeft verzonden.
4. Maak hierna a.u.b. uw eigen beveiligde postbus aan. U zult van ons feedback ontvangen via deze postbus, inclusief antwoorden op vragen en informatie over de voortgang van uw melding.

Indien u reeds een beveiligde postbus hebt, kunt u er onmiddellijk toegang toe krijgen via de „Login“-knop. Eerst zult u een beveiligingsvraag moeten beantwoorden.

Zolang u geen gegevens invoert waaruit conclusies kunnen worden getrokken over uw identiteit, zal de technologie van het BKMS^® System uw anonimiteit beschermen.

Wees ervan overtuigd dat we enkel geïnteresseerd zijn in het voorval dat u meldt. Misstanden moeten worden kenbaar gemaakt en financiële verliezen moeten worden vermeden.

Hoe ontvang ik feedback en blijf ik tegelijkertijd anoniem?

Het belangrijkste doel van dit meldingssysteem voor voorvallen (BKMS^® System) is om de melder van misstanden te beschermen. De technische voorzieningen garanderen de vertrouwelijkheid door dit systeem en, indien u wenst, uw anonimiteit.

U kunt uw eigen pseudoniem/gebruikersnaam en wachtwoord kiezen dat u wilt gebruiken om uw postbus aan te maken. Versleuteling en andere speciale beveiligingsprocedures worden door het systeem gebruikt om te verzekeren dat de door u ingediende informatie steeds veilig blijft.

Een functionaris van de Compliance Organisatie (de zaakgelastigde van de Voorzitter, de Compliance Officer van de Groep of de Lokale Compliance Officer, afhankelijk van uw selectie) zal contact met u opnemen via uw postbus om u informatie te geven over de status van uw melding of om u meer vragen te stellen als het nodig is om bepaalde gegevens te verduidelijken.