Integritetspolicy för SpeakUp
Meddelande om uppgiftsskydd
Vi tar frågan om dataskydd och sekretess på stort allvar och följer bestämmelserna i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU GDPR) samt tillämpliga nationella dataskyddsbestämmelser. Läs denna information om dataskydd noga innan du skickar in en rapport.
Syftet med systemet för visselblåsare och rättslig grund
Syftet med systemet för visselblåsning (SpeakUp-systemet) är att ta emot, bearbeta och hantera information om överträdelser av Nordzuckers skyldighet att följa gällande lagar, bindande regler och förordningar (t.ex. rättsliga förordningar, administrativa handlingar och domar) samt bindande interna regler och principer och våra värderingar (efterlevnad) på ett säkert och konfidentiellt sätt. Behandlingen av personuppgifter inom ramen för SpeakUp-systemet grundar sig på vårt företags legitima intresse (i enlighet med artikel 6.1 f och/eller c i GDPR) att avslöja och förhindra oegentligheter och därmed förhindra skador på Nordzucker, dess anställda och kunder. Om en anmälan som mottagits gäller en anställd hos Nordzucker, tjänar behandlingen också till att förhindra brott eller andra lagöverträdelser i samband med anställningsförhållandet. Om du lämnar in en anmälan via telefon är den rättsliga grunden ditt samtycke i enlighet med artikel 6.1 a i GDPR.
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till behandling av personuppgifter. Observera att återkallelsen endast gäller för framtiden.
Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig för dataskyddet avseende visselblåsaresystemet beror på vilken enhet processen avser enligt följande
- Nordzucker AG
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig, Tyskland
Telefon: +495312411-0
eller respektive lokalt bolag i Nordzucker-koncernen:
- Nordzucker Polska S.A.
5 Stycznia 54
64-330 Opalenica, Polen
Telefon: +48614479300
- Považský cukor a.s.
Cukrovarská 311/9
91401 Trenčianska Teplá, Slovakien
Telefon: +421326558500
- Sucros Oy
Maakunnantie 4
27820 Säkylä, Finland
Telefon: +35810431060
- Suomen Sokeri Oy
Sokeritehtaantie 20
02460 Kantvik, Finland
Telefon: +358140431010
- Nordic Sugar AB
Sockerbruksgatan 4
205 04 Malmö, Sverige
Telefon: +4640537000
- Nordic Sugar A/S
Edvard Thomsens Vej 10, 7.sal
2300 Köpenhamn, Danmark
Telefon: +4532662500
- AB Nordic Sugar Kedainiai
Pramonės g. 6
57500 Kėdainiai, Litauen
Telefon: +37034767730
- Mackay Sugar Limited
Racecourse Mill Peak Downs Highway
Racecourse Via Mackay, QLD 4740, Australien
Telefon: +61749538300
och äroberonde dataskyddsansvarig själva (nedan även kallad "Nordzucker"). Whistleblowing-systemet drivs av ett specialiserat företag, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin i Tyskland, på uppdrag av Nordzucker.
Personuppgifter och information som läggs in i systemet för visselblåsare lagras i en databas som drivs av EQS Group GmbH i ett datorcenter med hög säkerhet. Endast Nordzucker kan få tillgång till uppgifterna. EQS Group GmbH och andra tredje parter har ingen tillgång till uppgifterna. Detta garanteras i den certifierade processen genom omfattande tekniska och organisatoriska åtgärder.
Alla uppgifter krypteras och lagras med flera nivåer av lösenordsskydd, så att åtkomsten är begränsad till en mycket snäv krets av mottagare och uttryckligen auktoriserade personer på Nordzucker.
Nordzucker har utsett ett dataskyddsombud. Förfrågningar om dataskydd kan skickas till dataprotection@nordzucker.com.
Typ av insamlade personuppgifter
Det är frivilligt att använda systemet för visselblåsare. När du skickar in en rapport via systemet för visselblåsare samlar vi in följande personuppgifter och information:
- Ditt namn, förutsatt att du uppger din identitet,
- Oavsett om du är anställd av Nordzucker och
- I förekommande fall namn på personer och andra personuppgifter för de personer som du nämner i din anmälan.
Konfidentiell behandling av information
Inkommande anmälningar tas emot av en liten krets av uttryckligen auktoriserade och specialutbildade anställda (hotlineansvariga) och behandlas alltid konfidentiellt. Respektive Hotline-ansvarig kommer att utreda ärendet och genomföra eventuella ytterligare utredningar som kan vara nödvändiga i enskilda fall.
Vem får mina uppgifter?
Under behandlingen av en anmälan eller under en särskild utredning kan det vara nödvändigt att lämna information till andra Nordzucker-anställda eller anställda i andra koncernföretag, t.ex. om informationen gäller händelser i andra företag i Nordzucker-koncernen. Den senare kan också vara baserad i Australien och därmed i ett land utanför Europeiska unionen. Vi vill påpeka att ingen nivå av uppgiftsskydd som är jämförbar med den i EU kan garanteras i detta land. När information lämnas vidare är vi alltid noga med att se till att relevanta bestämmelser om dataskydd följs.
Om innehållet i din rapport inte avser något av efterlevnadsområdena kommer vi att vidarebefordra din rapport internt till den ansvariga avdelningen. När det gäller personalfrågor kan detta till exempel vara vår HR-avdelning.
Alla personer som får tillgång till uppgifterna är skyldiga att upprätthålla sekretess.
Uppgifter om den anklagade personen
I princip är vi juridiskt skyldiga att informera de anklagade personerna om att vi har fått ett tips om dem så snart denna information inte längre äventyrar uppföljningen av tipset. Din identitet som visselblåsare kommer inte att avslöjas - i den mån det är lagligt tillåtet.
De registrerades rättigheter
Enligt EU:s dataskyddslagstiftning har visselblåsare och de personer som nämns i rapporten rätt till tillgång, rättelse, radering och begränsning av behandlingen av personuppgifter samt rätt att invända mot behandlingen av personuppgifter som rör dem. Rätten till tillgång till information är begränsad i den mån det finns ett legitimt intresse för en tredje part, t.ex. den rapporterande personen, att hålla informationen konfidentiell. Om rätten till invändning görs gällande kommer respektive intern hotlineansvarig omedelbart att kontrollera i vilken utsträckning de lagrade uppgifterna fortfarande behövs för att behandla en anmälan. Uppgifter som inte längre behövs raderas omedelbart. Om behandlingen uteslutande baseras på visselblåsarens uttryckliga samtycke har visselblåsaren rätt att när som helst återkalla samtycket. En sådan återkallelse påverkar inte lagligheten av den behandling som grundar sig på samtycket före återkallelsen.
Dessutom har visselblåsaren rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet. Du kan i synnerhet rikta klagomålet till den behöriga tillsynsmyndigheten för dataskydd i den medlemsstat där du har din vanliga vistelseort, din arbetsplats eller platsen för den påstådda överträdelsen, inklusive den tillsynsmyndighet för dataskydd som ansvarar för Nordzucker AG:
Statskommissarie för dataskydd i Niedersachsen, via e-post till poststelle@lfd-niedersachsen.de eller via telefon +49 (0) 511 120-4500.
Lagringstid för personuppgifter
Personuppgifterna kommer att sparas så länge som det är nödvändigt för att klargöra situationen och göra en bedömning, så länge som det finns ett legitimt intresse för företaget eller så länge som lagen kräver det.
Användning av systemet för visselblåsare
Kommunikationen mellan din dator och whistleblowersystemet sker via en krypterad anslutning (SSL). Din dators IP-adress lagras inte under användningen av systemet för visselblåsning. För att upprätthålla anslutningen mellan din dator och SpeakUp-systemet lagras en cookie på din dator som endast innehåller sessions-ID (s.k. zero cookie). Cookien är endast giltig fram till slutet av din session och blir ogiltig när du stänger din webbläsare.
Du har möjlighet att skapa en skyddad brevlåda i whistleblowersystemet med en pseudonym/ett användarnamn och ett lösenord som du själv väljer. På så sätt kan du på ett säkert sätt skicka rapporter med namn eller anonymt till den ansvariga visselblåsaren. Med detta system lagras uppgifterna enbart i systemet för visselblåsare och är därför särskilt säkert; det är inte en vanlig e-postkommunikation.
Anmärkningar om att skicka bilagor
När du skickar en rapport eller en komplettering kan du välja att skicka bilagor till den ansvariga rapportören. Om du vill lämna in en anonym rapport ska du beakta följande säkerhetsråd: Filerna kan innehålla dolda personuppgifter som kan äventyra din anonymitet. Ta bort dessa uppgifter innan du skickar dem. Om du inte kan ta bort dessa uppgifter eller om du är osäker kan du kopiera texten i din bilaga till din rapporttext eller skicka det tryckta dokumentet anonymt till den adress som anges i sidfoten, med angivande av det referensnummer som du får i slutet av rapporteringsprocessen.
Status: 15.07.2023
