Zakaj naj pošljem sporočilo?

Radi bi bili vaš zanesljiv in zaupanja vreden partner, katerega poslovanje temelji na zakonitem ravnanju. Da bi to dosegli, je potrebno načrtno in hitro ukrepanje proti morebitnim kršitvam. Naš uspeh je odvisen tudi od vaših sporočil oz. opozoril na morebitne kršitve.

Za katere primere je namenjen sistem obveščanja o neskladnostih?

Sistem obveščanja o neskladnostih je bil uveden za javljanje vsebin, ki so pomembne za zagotavljanje skladnosti s predpisi.

Na sistem se lahko obrnete s sporočili o morebitnih kršitvah predpisov, ki bi za družbo lahko imele negativne posledice kot so denarne ali zaporne kazni. Še posebej so pomembna sporočila z naslednjimi vsebinami:

1. Kršitve na področju premoženja in osebne lastnine
2. Kršitve na področju konkurenčnega prava
3. Kršitve na področju varstva podatkov
4. Kršitve človekovih pravic in družbenih ter okoljevarstvenih standardov
5. Sum pranja denarja
6. Druge resne zakonodajne kršitve

Spletni sistem za obveščanje o neskladnostih lahko uporabljate tudi za razjasnitev določenih vprašanj, vezanih na skladnost poslovanja s člani področja za skladnost poslovanja.

Prosimo, upoštevajte, da drugih sporočil (npr. da niste prejeli reklamnega letaka ali v zvezi z reklamiranjem kupljenega artikla) ne moremo obravnavati v okviru tega sistema. V zvezi s tem se obrnite na naš Infofon.

Kako poteka posredovanje sporočila ali vprašanja, kako ustvarim poštni predal?

Če želite poslati sporočilo, na naši uvodni spletni strani levo zgoraj kliknite na gumb „Pošiljanje sporočila“.

Postopek sporočanja obsega 4 korake:

1. Najprej se pojavi prošnja, da preberete besedilo z informacijami o varovanju vaše anonimnosti in potrdite varnostno vprašanje (t.i. CAPTCHA).
2. Na naslednji strani odgovorite, kaj je bistvo vašega sporočila.
3. Nadalje situacijo opišite z lastnimi besedami in odgovorite še na dodatna vprašanja v zvezi s primerom s pomočjo preproste izbire odgovorov. Po oddaji sporočila boste prejeli referenčno številko, ki vam bo služila kot potrdilo o poslanem sporočilu.
4. Prosimo vas, da na koncu postopka izdelate svoj lasten varen poštni predal, preko katerega boste prejemali povratna sporočila in morebitne informacije o napredku obdelave vašega sporočila.

Če varen poštni predal že imate, boste do njega prišli neposredno s pomočjo gumba „Prijava“. Tudi v tem primeru morate najprej potrditi varnostno vprašanje.

Kako in kdaj prejmem odgovor?

Pri sistemu za spletno sporočanje je zaščita žvižgačev izredno pomembna.

Ko ustvarjate zaščiten poštni predal, izberite svoje uporabniško ime in geslo. Vaše sporočilo se bo ohranilo anonimno s šifriranjem in drugimi posebnimi zaščitnimi postopki. Za pošiljanje svojega sporočila po možnosti ne uporabite osebnega računalnika, ki vam ga je dalo na voljo vaše podjetje.

V roku sedmih dni po pošiljanju se na vaš zaščiten poštni predal pošlje potrdilo o prejemu vašega sporočila skupaj s povratnim sporočilom o tem, kaj se bo zgodilo z vašim sporočilom. Če bi potrebovali razjasnitev podrobnosti, se bomo na vas obrnili z natančnimi vprašanji.

Kako se zaščitijo moji podatki pri uporabi sistema obveščanja o neskladnostih?

Predpisi o varstvu podatkov spletnega sistema za obveščanje

Varstvo podatkov nam je pomembno

Varstvo vaših osebnih podatkov jemljemo zelo resno. V naslednjem obvestilu o varovanju zasebnosti lahko preberete, katere podatke, ki se nanašajo na vas obdelujemo, ko obiščete to spletno stran in pri oddaji obvestila.

1. Upravljavec v smislu 7. točke 4. člena GDPR

Upravljavec podatkov, ki obdeluje podatke v smislu 7. točke, 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov in prejemnik podatkov, ki je naveden ob vašem obvestilu o kršitvi je:

Schwarz Produktion GmbH & Co. KG
Langendorfer Straße 23
06667 Weißenfels
03443 / 800-6430 (Phone)
compliance@meg-gruppe.com

2. Oddaja obvestila prek spletnega sistema za obveščanje/vzpostavitev stika s področjem Pravo/Compliance

Namen obdelave podatkov in pravna podlaga

Ta spletni sistem za obveščanje je zasnovan za namen posredovanja obvestil o zadevah, ki se nanašajo na skladnost poslovanja. Poleg tega spletni sistem za obveščanje lahko uporabite tudi za poročanje o potencialnih kršitvah skladnosti poslovanja, ki bi lahko imele hude posledice za podjetje. Sem sodijo kršitve, ki imajo za posledico kazensko pravno odgovornost, oziroma kadar kršitev predstavlja prekršek, za katerega se lahko izreče globa.

Spletni sistem za obveščanje lahko uporabite tudi v primeru, če imate konkretna vprašanja o temah s področja skladnosti poslovanja, ki bi jih radi razčistili s sodelavci s področja zagotavljanja skladnosti poslovanja.

Pravno podlago za to obdelavo podatkov predstavlja točka f) 1. odstavka 6. člena GDPR.

Vrste obdelanih podatkov

Uporaba spletnega sistema za obveščanje je prostovoljna. Vrste podatkov, ki jih obdelujemo, so odvisne od tega, katere informacije nam posredujete. Običajno obdelujemo naslednje podatke:

• vaše ime in kontaktne podatke, v kolikor ste jih posredovali;
• ali ste zaposleni pri nas, če nam to želite razkriti;
• imena posameznikov in druge osebne podatke, ki jih je mogoče povezati z določeno osebo, glede na vaše obvestilo.

Prejemniki/kategorije prejemnikov

Podatke, ki jih posredujete, obdeluje samo upravljavec, in sicer izključno področje Pravo/Compliance. Podatkov načeloma ne posredujemo tretjim osebam. Vendar pa se lahko zgodi, da moramo podatke, ki nam jih posredujete, predati drugim strokovnim področjem upravljavca oz. družbam skupine Schwarz, če je to potrebno za razjasnitev dejanskega stanja.

Izjemoma poleg tega podatke po našem naročilu obdelujejo obdelovalci, npr. upravitelj spletnega sistema za obveščanje, družba EQS Group GmbH, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, Nemčija. Vsi pogodbeni obdelovalci podatkov so skrbno izbrani, poleg tega pa tudi preverjeni in pogodbeno zavezani v skladu z določili 28. člena GDPR.

Načeloma smo zakonsko zavezani, da zadevne osebe obvestimo o tem, da smo prejeli obvestilo, ki se nanaša na njih, takoj ko taka informacija ne ogroža več nadaljnjega ukrepanja v zvezi z obvestilom. Vaše identitete, kot prijavitelja pri tem ne razkrijemo – razen v primeru, ko zakon določa drugače.

Obdobje hranjenja podatkov/kriteriji za določitev obdobja hranjenja

Podatke hranimo toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev zgoraj navedenih namenov ali dokler dokončno ni zaključena obdelava obvestil, ki se nanaša na skladnost poslovanja oziroma skladno z določili veljavne zakonodaje. Kriteriji za določitev roka hrambe so npr. kompleksnost zadeve, trajanje razjasnitve dejanskega stanja in predmet očitka. Ko je namen izpolnjen, se podatki izbrišejo.

3. Uporaba spletnega sistema za obveščanje

Komunikacija med končno napravo in spletnim sistemom za obveščanje poteka prek šifrirane povezave (SSL). Vaš IP-naslov se ne shrani. V vaš računalnik se shrani piškotek, ki ohranja ID seje (t. i. ničelni piškotek), samo za namen ohranjanja povezave s spletnim sistemom za obveščanje. Ta piškotek velja do konca vaše seje in se nato izbriše.

4. Vaše pravice v zvezi z osebnimi podatki

V skladu s 1. odstavkom 15. člena GDPR imate pravico, da na zahtevo prejmete brezplačne informacije o vaših osebnih podatkih, ki jih hrani upravljavec.

Poleg tega imate pravico do popravka, izbrisa in omejitve obdelave vaših osebnih podatkov, če obstajajo zakonsko določeni pogoji za to.

Če obdelava podatkov temelji na točki e) ali f) 1. odstavka 6. člena GDPR, imate pravico do ugovora. Če nasprotujete obdelavi podatkov, podatkov v prihodnje ne bomo obdelovali, razen če lahko upravljavec dokaže nujne legitimne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Če ste obdelane podatke sami posredovali upravljavcu, imate pravico do prenosa podatkov.

Če se obdelava podatkov izvaja na podlagi privolitve v skladu s točko a) 1. odstavka 6. člena ali točko a) 2. odstavka 9. člena GDPR, lahko privolitev kadar koli prekličete, pri čemer preklic velja za prihodnjo obdelavo, ne da bi to vplivalo na zakonitost dosedanje obdelave.

V primeru vprašanj ali pritožb v zvezi z zgoraj navedenimi primeri se pisno ali prek e-pošte obrnite na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, glejte 5. točko spodaj.

Poleg tega imate pravico do pritožbe pri nadzornem organu za varstvo podatkov.

5. Stik s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov

Če imate vprašanja v zvezi z obdelavo vaših podatkov ali uveljavljanjem svojih pravic, se lahko obrnete na pristojno pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri upravljavcu:

datenschutz süd GmbH
Privacy Officer
Wörthstraße 15
97082 Würzburg
office@datenschutz-sued.de