Zašto bih trebao predati dojavu?

Želimo biti pouzdan i vjerodostojan partner. Pridržavanje važećih zakona za to je vrlo važna osnova. Zbog toga nam je važno na moguće nepravilno ponašanje djelovati ciljano i što je moguće ranije. Pritom ovisimo i o prijavama.

Za koje je probleme otvoren online sustav prijave?

Ovaj online sustav prijave uspostavljen je za prijave koje se tiču compliance-a.

Sustavu se možete obratiti s jedne strane s prijavama o mogućim compliance prijestupima koji mogu imati teške posljedice za poduzeće. Ovdje se ubrajaju i kaznena djela i radnje koje mogu za posljedicu imati novčane kazne. Posebnu važnost za nas stoga imaju dojave o sljedećem:

1. Gospodarski i imovinski kriminal
2. Kršenja pravila tržišnog natjecanja
3. Povrede zakona o zaštiti osobnih podataka
4. Povrede ljudskih prava, društvenih standarda i standarda okoliša
5. Sumnja na pranje novca
6. Ostale teže povrede propisa

Online sustav za podnošenje dojava također možete koristiti kako biste razjasnili posebna pitanja vezana uz temu Compliance s zaposlenicima odjela zaduženog za usklađenost.

Molimo imajte da umu da ostala pitanja (npr. ako niste primili novine za djelatnike, reklamacije) ne možemo zaprimati preko ovoga sustava. Molimo Vas da se u tom slučaju obratite dežurnoj službi za korisnike ili službi za korisnike na licu mjesta.

Kako funkcionira podnošenje prijave ili upita, kako mogu kreirati poštanski sandučić?

Ako dojavu želite predati anonimno, na našoj uvodnoj stranici kliknite gore lijevo na gumb „Poslati dojavu“.

Postupak obuhvaća 4 koraka:

1. Najprije ćemo Vas zamoliti da pročitate informacije o zaštiti Vaše anonimnosti, te da odgovorite na sigurnosno pitanje (tzv. CAPTCHA).
2. Sustav će Vas na sljedećoj stranici upitati o težištu Vaše prijave.
3. Na stranici za unos vlastitim riječima napišite prijavu, odnosno upit i odgovorite na pitanja o prijavi jednostavnim odabirom ponuđenih odgovora. Nakon što pošaljete prijavu, kao potvrdu za uspješnu predaju prijave dobit ćete referentni broj.
4. Nakon toga Vas molimo da kreirate vlastiti zaštićeni poštanski sandučić. Preko tog sandučića ćete dobivati naše odgovore, kao i informacije o postupku obrade Vaše prijave.

Ako već imate zaštićeni poštanski sandučić, do njega možete izravno doći klikom na gumb „Prijava“. I ovdje najprije morate potvrditi sigurnosno pitanje.

Kada i kako mogu dobiti odgovor?

Online sustav za predaju dojava pridaje veliku važnost zaštiti zviždača.

Prilikom kreiranja zaštićenog poštanskog sandučića molimo odaberite vlastito korisničko ime i lozinku. Vaša će se dojava održavati anonimnom pomoću šifriranja i ostalih posebnih sigurnosnih rutina. Ako je moguće, molimo vas da za slanje dojave ne koristite računalo koje na raspolaganje stavlja vaša tvrtka.

U roku od sedam dana od podnošenja, potvrda o primitku vaše dojave bit će poslana u vaš zaštićeni poštanski sandučić, zajedno s povratnim informacijama o tome što će se dogoditi s vašom dojavom. U slučaju potrebe za razjašnjenjem detalja, kontaktirat ćemo Vas s konkretnim pitanjima.

Kako se moji podaci štite prilikom korištenja online sustava prijave?

Odredbe zaštite podataka sustava internetskog obavještavanja

Zaštita podataka važna nam je

Vrlo ozbiljno shvaćamo zaštitu Vaših osobnih podataka. U sljedećim napomenama o zaštiti podataka doznajete koje Vaše podatke obrađujemo kada posjećujete ovu internetsku stranicu, kao i pri dostavi napomena.

1. Voditelj obrade u smislu čl. 4 toč. 7. Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR)

Voditelj obrade koji obrađuje podatke u smislu čl. 4. br. 7. Opće uredbe o zaštiti podataka i primatelj podataka koji Vam je naznačen kada nam podnesete dojavu o povredi je:

Schwarz Produktion GmbH & Co. KG
Langendorfer Straße 23
06667 Weißenfels
03443 / 800-6430 (Phone)
compliance@meg-gruppe.com

2. Dostava informacija putem sustava internetskog obavještavanja / kontaktiranje sektora za usklađenost

Svrha obrade podataka i pravni temelj

Ovaj sustav za internetsko obavještavanje podešen je za slanje napomena o pitanjima koja su bitna za usklađenost. Njime možete javiti moguće prekršaje u vezi sa usklađenosti koji mogu imati ozbiljne posljedice za poduzeće. Ovdje se uračunavaju kaznene ili novčane sankcije.

Također, možete upotrebljavati internetski sustav obavještavanja ako imate konkretna pitanja u vezi s temama usklađenosti, koja želite razjasniti sa zaposlenicima iz područja usklađenosti.

Pravni temelj ove obrade podataka jest čl. 6 st. 1. toč. f) GDPR-a.

Vrsta obrađenih podataka

Upotreba internetskoga sustava obavještavanja slobodna je. Koje ćemo podatke obrađivati ovisi o tome koje nam podatke šaljete. Redovito obrađujemo sljedeće podatke:

• Vaše ime i podatke za kontakt, dokle god nam te podatke otkrijete
• jeste li zaposleni kod nas kada to želite podijeliti s nama
• ovisno o Vašoj poruci imena osoba i druge podatke povezane s osobom ili koji se odnose na osobu.

Primatelj/kategorije primatelja

Podatke koje nam pošaljete obrađuje voditelj obrade i to samo u sektoru za usklađenost. Prijenos podataka trećoj osobi u načelu isključujemo. Svejedno se može dogoditi da Vaše prenesene podatke moramo proslijediti daljnjim specijaliziranim područjima odgovorne osobe ili i na društva grupacije Schwarz gdje je to potrebno za razjašnjenje činjenica.

Iznimno, dodatno podatke obrađuju izvršitelji obrade u naše ime, kao što je rukovatelj ovog sustava internetskog obavještavanja, društvo EQS Group GmbH, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, Njemačka. Taj, kao i eventualni daljnji izvršitelji obrade, uvijek se pažljivo bira, uz to se revidira i obvezan je ugovorom prema čl. 28 GDPR-a.

Mi smo u načelu zakonski obvezni optužene osobe informirati da smo dobili napomenu o njima čim ta informacija više ne ugrožava praćenje napomene. Vaš identitet kao davatelja napomena pritom – ukoliko je pravno dopušteno – nije objavljen.

Trajanje čuvanja / kriteriji za utvrđivanje trajanja čuvanja

Podaci se čuvaju onoliko dugo koliko je potrebno za ispunjavanje gore navedene svrhe. odnosno za konačnu obradu dojave o pitanjima bitnima za usklađenost i u okviru važećih zakona. Kriteriji za to jesu primjerice složenost pitanja, trajanje razjašnjenja pitanja i predmet optužbe. Nakon ispunjavanja svrhe podaci se brišu.

3. Upotreba sustava internetskog obavještavanja

Komunikacija između Vašega krajnjega uređaja i sustava internetskoga obavještavanja odvija se putem šifrirane veze (SSL). Vaša IP adresa nije spremljena. Kolačić se na vašem računalu sprema samo za čuvanje veze sa sustavom internetskog obavještavanja koji sadrži ID sesije (tzv. nulti kolačić). Ovaj kolačić važi do kraja sesije i nakon toga se briše.

4. Vaša prava ispitanika

Prema čl. 15 st. 1. GDPR-a imate pravo od voditelja obrade na zahtjev besplatno dobiti informacije o Vašim osobnim podacima koji su pohranjeni u sustavu voditelja obrade.

Dodatno, kod postojanja zakonskih preduvjeta imate pravo na ispravak, brisanje i ograničenje obrade svojih osobnih podataka.

Dokle god se obrada podataka temelji na čl. 6 st. 1. e) ili f) GDPR-a, imate pravo na prigovor. Dokle god se protivite obradi podataka, ona se ubuduće izostavlja, osim ako odgovorna osoba može dokazati prioritetne i legitimne razloge za dalju obradu, koji nadjačavaju interese ispitanika.

Ako ste sami obrađene podatke stavili na raspolaganje, imate pravo na prijenos podataka.

Dokle god se obrada podataka temelji na privoli prema čl. 6. st. 1. a) ili čl. 9. st. 2. a) GDPR-a, možete u svako doba opozvati privolu s učinkom za budućnost, a da se ne dira legitimnost dosadašnje obrade.

U prije navedenim slučajevima pri otvorenim pitanjima ili u slučaju prigovora pismeno ili e-poštom obratite se službeniku za zaštitu podataka, vidjeti pod 5.

Nadalje, imate pravo na prigovor pri nadležnom nadzornom tijelu za zaštitu podataka.

5. Kontakt službenika za zaštitu podataka

Ako imate još pitanja o obradi svojih podataka ili o provedbi Vaših prava, možete se obratiti nadležnom službeniku za zaštitu podataka kod odgovorne osobe:

datenschutz süd GmbH
Privacy Officer
Wörthstraße 15
97082 Würzburg
office@datenschutz-sued.de