Jak moje dane osobowe są chronione podczas korzystania z Systemu Zgłoszeń Online?
Zasady ochrony danych w systemie zgłoszeń online
Ochrona danych jest dla nas ważna
Bardzo poważnie podchodzimy do zagadnienia ochrony danych osobowych. Z poniższych zasad ochrony danych osobowych dowiedzą się Państwo, jakie dane przetwarzamy po wejściu na tę witrynę oraz po przekazaniu powiadomienia.
1. Administrator w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO
Administratorem danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, przekazanych w związku ze zgłoszeniem naruszenia jest:
Schwarz Produktion GmbH & Co. KG
Langendorfer Straße 23
06667 Weißenfels
03443 / 800-6430 (Phone)
compliance@meg-gruppe.com
2. Przekazywanie powiadomienia przez system zgłoszeń online / kontakt z działem compliance
Cel przetwarzania danych i podstawa prawna
Niniejszy system zgłoszeń online został utworzony w celu zgłaszania powiadomień o sytuacjach związanych ze zgodnością. Umożliwia on przekazywanie informacji o ewentualnych naruszeniach zgodności, które mogą mieć poważne skutki dla przedsiębiorstwa. Zaliczają się do tego konsekwencje związane z odpowiedzialnością karną i grzywnami.
onadto z systemu zgłoszeń online można korzystać w przypadku konkretnych pytań dotyczących zgodności, które chcą Państwo zadać pracownikom działu compliance.
Podstawą prawną tego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 zd. 1 f) RODO.
Rodzaj przetwarzanych danych
Korzystanie z systemu zgłoszeń online jest dobrowolne. Od przekazanych do nas informacji zależy, jakie dane będziemy przetwarzać. Regularnie przetwarzamy następujące dane:
- nazwisko i dane kontaktowe, jeżeli zostaną nam one przekazane,
- informacja o ewentualnym zatrudnieniu u nas, jeżeli zostanie nam przekazana,
- nazwiska osób i inne dane osobowe możliwe do uzyskania w zależności od zgłoszenia.
Odbiorca / kategorie odbiorców
Przekazane dane są przetwarzane przez administratora i tylko przez dział compliance. Zasadniczo wykluczamy przekazywanie danych podmiotom trzecim. Może się jednak zdarzyć, że jeżeli będzie to wymagane do wyjaśnienia sprawy, przekażemy udostępnione dane innym działom administratora lub spółkom grupy Schwarz.
W drodze wyjątku dane są ponadto przetwarzane na nasze zlecenie przez podmioty przetwarzające, na przykład operatora tego systemu zgłoszeń online EQS Group GmbH, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, Niemcy. Ten oraz ewentualne inne podmioty przetwarzające są zawsze starannie dobierane, ponadto przechodzą audyty i są związane umowami zgodnie z art. 28 RODO.
Zasadniczo jesteśmy zobowiązani prawnie do informowania obwinianych osób o otrzymaniu powiadomienia na ich temat, o ile taka informacja nie utrudnia dalszego postępowania związanego z powiadomieniem. Tożsamość osoby powiadamiającej nie zostanie ujawniona, o ile jest to dopuszczalne prawnie.
Okres przechowywania / kryteria ustalania okresu przechowywania
Dane są przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do spełnienia wymienionych wyżej celów lub do zakończenia rozpatrywania zgłoszenia dotyczącego podejrzenia braku zgodności, w ramach obowiązujących przepisów prawa. Kryteriami są tu na przykład złożoność sprawy, okres jej rozpatrywania oraz przedmiot zarzutu. Po osiągnięciu celu dane zostają usunięte.
3. Korzystanie z systemu zgłoszeń online
Komunikacja między urządzeniem końcowym a systemem zgłoszeń online odbywa się przez połączenie szyfrowane (SSL). Adres IP nie zostaje zapisany. Na Państwa komputerze zapisywany jest jedynie plik cookie zawierający identyfikator sesji (tzw. zerowy plik cookie) służący do utrzymania połączenia z systemem zgłoszeń online . Plik ten jest aktywny do końca sesji, a następnie jest usuwany.
4. Prawa osoby, której dane dotyczą
Na podstawie art. 15 ust. 1 RODO na wniosek mają Państwo prawo do uzyskania bezpłatnej informacji od administratora dotyczącej swoich danych.
Ponadto, jeżeli występują odpowiednie przesłanki prawne, mają Państwo prawo do sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych.
Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust 1 e) lub f) RODO, przysługuje Państwu prawo do sprzeciwu. W przypadku wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych nie będą one przetwarzane w przyszłości, chyba że administrator wykaże ważne prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania, które mają charakter nadrzędny nad interesem osoby, której dane dotyczą.
Jeżeli sami udostępnili Państwo przetwarzane dane, mają Państwo prawo do przenoszenia danych.
Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody wg art. 6 ust. 1 a) lub art. 9 ust. 2 a) RODO, zgodę można wycofać w każdej chwili ze skutkiem na przyszłość, bez wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.
W wyżej wymienionych przypadkach, w razie nierozstrzygniętych kwestii lub przy składaniu zażalenia należy zwracać się pisemnie lub drogą mailową do inspektora ochrony danych, patrz pkt 5.
Ponadto mają Państwo prawo do złożenia skargi we właściwym organie nadzorczym odpowiedzialnym za ochronę danych.
5. Kontakt z inspektorem ochrony danych
W przypadku dalszych pytań dotyczących przetwarzania danych lub korzystania ze swoich praw prosimy zwracać się do właściwego inspektora ochrony danych u administratora:
datenschutz süd GmbH
Privacy Officer
Wörthstraße 15
97082 Würzburg
office@datenschutz-sued.de