Miksi minun kannattaa tehdä ilmoitus?

Haluamme olla kaikille luotettava kumppani. Voimassa olevan lainsäädännön noudattaminen toimii tämän luottamuksen perustana. Siksi meille on tärkeää havaita ja ennaltaehkäistä mahdollinen lakien tai määräysten vastainen toiminta tehokkaasti. Kaikki väärinkäytösepäilyt eivät välttämättä paljastu riittävän varhaisessa vaiheessa yrityksemme omassa valvonnassa, vaan saavuttaaksemme tavoitteemme tarvitsemme väärinkäytösten torjunnassa ja paljastamisessa tietoa ja vihjeitä myös yrityksemme ulkopuolisilta tahoilta.

Millaisia asioita varten väärinkäytösten ilmoituskanava on käytettävissä?

Tämä väärinkäytösten ilmoituskanava on tarkoitettu vain compliance-rikkomuksista ilmoittamiseen (lakien ja sääntöjen noudattamiseen liittyvät rikkomukset ja väärinkäytökset).

Voit ilmoittaa tätä kanavaa käyttäen mahdollisista compliance-rikkomuksista, joilla voi olla vakavia seurauksia yrityksellemme (esimerkiksi rikosoikeudelliset tai taloudelliset seuraamukset). Erityistä merkitystä meille on ilmoituksilla, jotka koskevat seuraavia aiheita:

1. Omaisuus- ja talousrikokset
2. Kilpailulainsäädännön rikkomukset
3. Tietosuojaloukkaukset
4. Ihmisoikeuksien, sosiaalisten ja ympäristöllisten standardien rikkomukset
5. Rahanpesuepäily
6. Muut vakavat väärinkäytökset

Ilmoituskanavamme kautta voit myös esittää toimintamme lainmukaisuuteen liittyviä kysymyksiä compliance-yhteyshenkilöllemme.

Otathan huomioon, että muita asioita (esim. asiakaslehden saamatta jääminen, asiakasreklamaatiot) ei voida käsitellä tämän ilmoituskanavan kautta. Ota tällaisissa asioissa yhteys asiakaspalveluumme tai myymälän henkilökuntaan.

Miten ilmoitukseni tai kysymykseni käsittely etenee? Kuinka luon postilaatikon?

Lähettääksesi meille ilmoituksen, paina etusivun vasemmassa yläosassa sijaitsevaa painiketta ”Lähetä ilmoitus”.

Ilmoitusprosessissa on neljä vaihetta:

1. Ensin sinua pyydetään lukemaan nimettömyytesi suojaamisesta kertova tieto sekä vahvistamaan kuvavarmenne (ns. CAPTCHA-kuvavarmennus).
2. Seuraavalla sivulla sinun tulee valita ilmoituksesi ensisijainen aihe.
3. Ilmoitussivulla voit muotoilla ilmoituksesi tai kysymyksesi vapaasti omin sanoin. Sinua pyydetään lisäksi vastaamaan tapausta koskeviin kysymyksiin vastausvaihtoehtojen avulla. Lähetettyäsi ilmoituksen saat viitenumeron vahvistukseksi ilmoituksesi onnistuneesta lähettämisestä.
4. Lopuksi sinua pyydetään luomaan suojattu postilaatikko, johon sinulle lähetetään vastaus ilmoitukseesi sekä tarvittaessa tietoja käsittelyn etenemisestä.

Mikäli olet jo luonut suojatun postilaatikon, pääset kirjautumaan siihen suoraan "Kirjaudu sisään"-painikkeella. Myös tässä vaiheessa sinun on ensin vahvistettava kuvavarmennus.

Milloin ja miten saan vastauksen?

Verkkoilmoitusjärjestelmässä ilmoittajan suojaaminen on äärimmäisen tärkeää.

Valitse suojattua sähköpostilaatikkoa luodessasi oma käyttäjätunnuksesi ja salasanasi. Ilmoituksesi säilyy nimettömänä salauksen ja muiden erityisten turvallisuusrutiinien avulla. Jos mahdollista, käytä jotakin muuta kuin yrityksesi käyttöön antamaa tietokonetta ilmoituksen lähettämiseen.

Seitsemän päivän sisällä lähetyksestä saat suojattuun sähköpostilaatikkoosi ilmoituksesi vastaanottovahvistuksen ja palautetta siitä, mitä ilmoituksellesi tulee tapahtumaan. Jos meidän on selvitettävä joitain yksityiskohtia, otamme sinuun yhteyttä ja kysymme tarkempia kysymyksiä.

Miten tietoni suojataan käyttäessäni ilmoituskanavaa?

Väärinkäytösten ilmoituskanavan tietosuojaseloste

Tietosuoja on meille tärkeää

Suhtaudumme erittäin vakavasti henkilötietojen suojaamiseen. Seuraavassa tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja käsittelemme käyttäjän vieraillessa tällä verkkosivustolla tai jättäessä ilmoituksen.

1. Rekisterinpitäjä yleisen tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 7 kohdan mukaan

Yleisen tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 7 kohdan mukainen rekisterinpitäjä ja sinulle ilmoitusta tehtäessä osoitettu ilmoituksen vastaanottaja on:

Schwarz Produktion GmbH & Co. KG
Langendorfer Straße 23
06667 Weißenfels
03443 / 800-6430 (Phone)
compliance@meg-gruppe.com

2. Ilmoitus väärinkäytösten ilmoituskanavan kautta / yhteydenotto toiminnan lainmukaisuuteen liittyvissä asioissa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Väärinkäytösten ilmoituskanava on tarkoitettu lakien ja sääntöjen noudattamiseen liittyvistä rikkomuksista ja väärinkäytöksistä ilmoittamiseen. Voit ilmoittaa tätä kanavaa käyttäen mahdollisista rikkomuksista ja väärinkäytöksistä, joilla voi olla vakavia seurauksia yrityksellemme (esimerkiksi rikosoikeudelliset tai taloudelliset seuraamukset).

Lisäksi voit käyttää tätä ilmoituskanavaa, mikäli sinulla on toimintamme lainmukaisuutta koskevia kysymyksiä, joihin haluaisit vastauksen yrityksemme compliance-yhteyshenkilöltä.

Käsittelyn oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f) -alakohta.

Käsiteltävien tietojen sisältö

Väärinkäytösten ilmoituskanavan käyttö on vapaaehtoista. Käsittelemiemme tietojen sisältö riippuu siitä, mitä tietoja meille välitetään. Käsittelemme säännönmukaisesti seuraavia tietoja:

• nimi ja yhteystiedot, jos ne on ilmoitettu meille
• mahdollinen työsuhde meihin, jos se on haluttu kertoa
• ilmoituksesta riippuen henkilöiden nimet ja muut henkilötiedot tai henkilöihin yhdistettävissä olevat tiedot.

Vastaanottajat/vastaanottajaryhmät

Ilmoitettuja henkilötietoja käsittelee ainoastaan rekisterinpitäjä ja siellä ainoastaan compliance-osasto. Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille on täysin poissuljettua. Saatamme kuitenkin joutua välittämään saamiamme henkilötietoja rekisterinpitäjän muille osastoille tai myös Schwarz Gruppe ‑konsernin muille yrityksille, mikäli asian selvittäminen sitä vaatii.

Poikkeustapauksissa tietoja käsittelevät meidän lukuumme lisäksi henkilötietojen käsittelijät, kuten tämän väärinkäytösten ilmoituskanavan ylläpitäjä EQS Group GmbH, Bayreuther Straße 35, 10789 Berliini, Saksa. Se ja mahdolliset muut henkilötietojen käsittelijät valikoidaan aina huolellisesti, lisäksi heidät auditoidaan ja heitä sitovat sopimusvelvoitteet yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisesti.

Laki velvoittaa meidät pääsääntöisesti ilmoittamaan väärinkäytöksestä epäillylle henkilölle häntä koskevasta ilmoituksesta niin pian kuin on mahdollista asian selvittämisen vaarantumatta. Ilmoituksen antajan henkilöllisyyttä ei paljasteta, mikäli laki ei siihen velvoita.

Säilytysaika / kriteerit säilytysajan määrittämiseen

Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on välttämätöntä yllä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai toiminnan lainmukaisuuteen liittyvien ilmoitusten loppuun käsittelemiseksi ja niin kauan kuin niitä koskevat lait sitä vaativat. Kriteereitä ovat tällöin esimerkiksi asian monimutkaisuus, selvityksen kesto ja väärinkäytösepäilyn aihe. Tiedot poistetaan, kun tarkoitus on toteutunut.

3. Väärinkäytösten ilmoituskanavan käyttö

Tiedonsiirto päätelaitteesi ja väärinkäytösten ilmoituskanavan välillä tapahtuu salatun yhteyden kautta (SSL). IP-osoitettasi ei tallenneta. Tietokoneellesi tallennetaan ainoastaan istuntotunnuksen sisältävä eväste (nk. tyhjä eväste), jonka avulla yhteyttä pidetään yllä. Tämä eväste on voimassa istuntosi päättymiseen asti, ja se poistetaan sen jälkeen.

4. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 1 kohdan mukaisesti oikeus pyynnöstä saada veloituksetta pääsy rekisterinpitäjän säilyttämiin itseäsi koskeviin henkilötietoihin.

Lain mukaisten edellytysten täyttyessä sinulla on lisäksi oikeus henkilötietojesi oikaisemiseen, poistamiseen ja niiden käsittelyn rajoittamiseen.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e) tai f) alakohtaan, sinulla on myös vastustamisoikeus. Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, sitä ei tehdä enää jatkossa, jollei rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut.

Jos olet itse antanut käsiteltäät henkilötiedot rekisterinpitäjälle, sinulla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a) alakohdan tai 9 artiklan 2 a) alakohdan mukaisesti, voit koska tahansa peruuttaa suostumuksen peruutushetkestä eteenpäin siten, että se ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Jos kyseessä on edellä mainittu tilanne, sinulla on avoimia kysymyksiä tai haluat tehdä valituksen, ota yhteyttä kirjallisesti tai sähköpostitse tietosuojavastaavaan, katso kohta 5.

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuoja-asioista vastaavalle valvontaviranomaiselle.

5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä tai oikeuksiesi käyttämisestä, voit ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän tietosuojavastaavaan:

datenschutz süd GmbH
Privacy Officer
Wörthstraße 15
97082 Würzburg
office@datenschutz-sued.de