Proč bych měl zaslat upozornění?

Chceme být pro Vás spolehlivým a důvěryhodným partnerem. Důležitým základem je proto dodržování platných právních předpisů. Je pro nás důležité, aby se proti možnému nesprávnému chování působilo cíleně a podle možnosti co nejdříve. Přitom jsme také odkázáni na informace získané na základě Vašeho oznámení.

Pro jaké žádosti je online oznamovací systém otevřen?

Tento online oznamovací systém byl zřízen pro podávání zpráv a upozornění na situace, které jsou relevantní z hlediska Compliance.

Prostřednictvím tohoto systému můžete oznámit možná porušení předpisů, která mohou mít vážné důsledky pro společnost. Mezi ně patří trestněprávní důsledky či peněžité pokuty. Zvláštní význam pro nás mají proto informace o následujících tématech:

1. Majetkové delikty
2. Porušení soutěže
3. Porušení ochrany osobních údajů
4. Porušování lidských práv, sociálních norem a práva životního prostředí
5. Podezření z praní špinavých peněz
6. Jiná závažná porušení zákona a právních předpisů

Online systém hlášení můžete také použít k objasnění konkrétních otázek souvisejících s dodržováním předpisů společně s členy Právního & Compliance oddělení.

Berte prosím na vědomí, že jiné žádosti (např. neobdržení zákaznických novin, reklamace) zde nemohou být přijaty. V této záležitosti se, prosím, obraťte na bezplatnou zákaznickou linku nebo na oddělení informací na té které filiálce.

Jak podat oznámení nebo položit dotaz, jak si mám nastavit poštovní schránku?

Pokud chcete zaslat zprávu, klikněte vlevo nahoře na naší úvodní stránce na tlačítko "Podat upozornění".

Proces doručení zpráv zahrnuje 4 kroky:

1. Nejprve budete požádáni, abyste si přečetli informační text o ochraně Vaší anonymity a abyste odpověděli na bezpečnostní dotaz (tzv. CAPTCHA).
2. Na další stránce budete požádáni o uvedení hlavního tématu Vaší zprávy.
3. Na stránce zprávy můžete Vaši informaci popř. Váš dotaz zformulovat vlastními slovy a odpovídat na otázky k oznámení prostřednictvím jednoduché volby odpovědí. Po odeslání Vaší zprávy dostanete referenční číslo jako doklad o tom, že jste tuto zprávu odeslali.
4. Následně si zřiďte svou vlastní, anonymní, poštovní schránku. Přes ni od nás dostanete zpětné hlášení i příp. informace o postupu zpracování Vašeho oznámení.

Pokud již máte anonymní poštovní schránku vytvořenou, klikněte na tlačítko "Přihlášení". I zde musíte nejprve potvrdit bezpečnostní dotaz.

Kdy a jak obdržím odpověď?

On-line systém nahlašování klade nejvyšší důraz na ochranu oznamovatele.

Při zřizování chráněné poštovní schránky si prosím vyberte vlastní uživatelské jméno a heslo. Vaše hlášení bude uchováno v anonymitě pomocí šifrování a dalších speciálních postupů zabezpečení. Je-li to možné, nepoužívejte k podávání hlášení počítač poskytovaný vaší firmou.

Do sedmi dnů po podání hlášení vám bude do vaší zabezpečené poštovní schránky zasláno potvrzení o přijetí hlášení se zpětnou vazbou, co se s vaší hlášením bude dít. V případě potřeby upřesnit některé podrobnosti se na vás obrátíme s konkrétními dotazy.

Jak jsou chráněny mé údaje při používání online oznamovacího systému?

Ustanovení o ochraně osobních údajů k online systému hlášení

Ochrana osobních údajů je pro nás důležitá

Ochranu Vašich osobních údajů bereme velmi vážně. V následujících pokynech k ochraně osobních údajů se dozvíte, jaké údaje k Vaší osobě jsou při návštěvě těchto webových stránek a při podání oznámení zpracovávány.

1. Správce ve smyslu čl. 4 bodu 7 GDPR

Správce údajů, který zpracovává data ve smyslu čl. 4 č. 7 GDPR, a příjemce údajů, který vám byl oznámen při hlášení porušení, je:

Schwarz Produktion GmbH & Co. KG
Langendorfer Straße 23
06667 Weißenfels
03443 / 800-6430 (Phone)
compliance@meg-gruppe.com

2. Podání oznámení přes online systém hlášení / navázání kontaktu s úsekem compliance

Účel zpracování osobních údajů a právní základ

Tento online systém hlášení byl zřízen pro oznamování skutkových stavů relevantních z hlediska compliance. Jeho prostřednictvím můžete hlásit možná porušení compliance, která by mohla mít závažné důsledky pro společnost. Patří sem trestněprávní důsledky nebo důsledky podle přestupkového práva.

Online systém hlášení můžete využít i v případě konkrétních dotazů k tématům compliance, které byste si rádi ujasnili se zaměstnanci úseku compliance.

Právním základem pro toto zpracování osobních údajů je článek 6 odst. 1 věta 1 písm. f) GDPR.

Druh zpracovávaných osobních údajů

Používání online systému hlášení je dobrovolné. Rozsah zpracovávaných osobních údajů záleží na tom, jaké informace nám poskytnete. Zpravidla zpracováváme tyto údaje:

• Vaše jméno a Vaše kontaktní údaje, pokud nám tyto údaje poskytnete.
• Zda jste u nás zaměstnaný / zaměstnaná, pokud nám to chcete sdělit.
• V závislosti na hlášení jména osob a jiné osobní údaje nebo údaje vztažitelné k osobám.

Příjemci / kategorie příjemců

Vámi sdělené osobní údaje zpracovává správce, a sice pouze pod něj spadající úsek compliance. Poskytování osobních údajů třetím osobám zásadně vylučujeme. Může se však stát, že budeme muset předat Vámi sdělené údaje dalším odborným úsekům správce nebo i společnostem skupiny Schwarz, pokud to bude nutné k objasnění situace.

Výjimečně můžeme pověřit zpracováním Vašich osobních údajů zpracovatele, například provozovatele tohoto online systému hlášení, kterým je společnost EQS Group GmbH, sídlící na adrese Bayreuther Straße 35, 10789 Berlín, Německo. Tento zpracovatel a případní další zpracovatelé jsou vždy pečlivě vybíráni, auditováni a smluvně zavázáni podle čl. 28 GDPR.

V zásadě jsme ze zákona povinni informovat obviněné osoby o skutečnosti, že jsme k jejich osobě obdrželi oznámení, jakmile už tato informace nebude ohrožovat další šetření podaného oznámení. Pokud je to právně přípustné, nebude Vaše identita coby oznamovatele zveřejněna.

Doba uložení / kritéria pro stanovení doby uložení

Osobní údaje se uchovávají tak dlouho, jak je to nutné ke splnění výše uvedených účelů, resp. ke konečnému zpracování hlášení skutkových stavů relevantních z hlediska compliance a v rámci platných zákonů. Ke kritériím patří například komplexnost skutkového stavu, doba trvání objasnění skutkového stavu a předmět výtky. Po splnění účelu jsou osobní údaje smazány.

3. Používání online systému hlášení

Komunikace mezi Vaším koncovým zařízením a online systémem hlášení probíhá přes šifrované spojení (SSL). Vaše IP adresa se neukládá. Pouze k zachování spojení s online systémem hlášení se na Vašem počítači uloží soubor cookie, který obsahuje session ID (tzv. nulový cookie). Tento cookie je platný až do konce Vaší návštěvy a poté se smaže.

4. Vaše práva coby subjektu údajů

Podle čl. 15 odst. 1 GDPR máte právo požádat o přístup k osobním údajům uloženým k Vaší osobě u správce. Přístup se poskytuje bezplatně.

Kromě toho máte v případě splnění zákonných předpokladů právo na opravu, výmaz a omezení zpracování Vašich osobních údajů.

Pokud probíhá zpracování osobních údajů na základě čl. 6 odst. 1 e) nebo f) GDPR, máte právo vznést námitku. Vyjádříte-li se zpracováním osobních údajů nesouhlas, správce osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro další zpracování, které převažují nad zájmy subjektu údajů.

Pokud jste zpracovávané údaje poskytli sami, máte právo na přenos dat.

Probíhá-li zpracování osobních údajů na základě souhlasu podle čl. 6 odst. 1 a) nebo čl. 9 odst. 2 a) GDPR, můžete svůj souhlas kdykoliv s účinností do budoucna odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost dosavadního zpracování.

Ve výše uvedených případech a s případnými dotazy či stížnostmi se prosím obracejte písemně nebo e-mailem na pověřence pro ochranu osobních údajů, viz níže bod 5.

Kromě toho máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu pro ochranu údajů.

5. Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů

V případě dotazů ohledně zpracování Vašich osobních údajů nebo uplatnění Vašich práv se můžete obrátit na příslušného pověřence pro ochranu osobních údajů u správce:

datenschutz süd GmbH
Privacy Officer
Wörthstraße 15
97082 Würzburg
office@datenschutz-sued.de