Nedovolená jednání ve společnosti Lenzing se týkají nás všech!

Proč bych měl(a) podat hlášení?

Očekáváme, že všichni zaměstnanci budou respektovat náš etický kodex chování a všechny platné právní a interní předpisy společnosti, směrnice a procedurální pokyny ( „PŘEDPISY“). Tím je zajištěna naše efektivita a chráněn náš dlouhodobý úspěch v rámci kultury dodržování předpisů.

Je možné, že budete mít obavy týkající se dodržování předpisů nebo si budete vědomi skutečností týkajících se skutečných nebo potenciálních porušení našich PŘEDPISŮ, které představují hrozbu pro společnost. Vaše hlášení nám pomůže chránit společnost LENZING před širokým spektrem nebezpečí a rizik, a společně tak zajistit naši efektivitu a dlouhodobý úspěch v rámci kultury dodržování předpisů.

Jaký typ hlášení související s plněním předpisů pomůže vaší organizaci?

Obavy a informace týkající se dodržování předpisů a informace o jakémkoli porušení našich PŘEDPISŮ by měly být popsány co možná nejpodrobněji. Hlášení mohou zahrnovat např. následující informace: související informace a důvody dané události, dotčené osoby, čas a místo výskytu dané události, důkazy (dokumenty apod.).

Během procesu podávání hlášení obdržíte podrobné informace o možných tématech zprávy.

Jaký je postup pro podávání hlášení? Jak si mohu zřídit poštovní schránku?

Chcete-li podat anonymní či osobní hlášení, začněte kliknutím na tlačítko „Podat hlášení“ umístěné v horní levé části naší úvodní stránky.

Proces podávání hlášení sestává ze čtyř kroků:

1. Nejdříve budete požádáni, abyste si přečetli určité informace týkající se ochrany vaší anonymity a zodpověděli bezpečnostní dotaz.
2. Na následující stránce budete požádáni, abyste určili téma vašeho hlášení.
3. Na stránce hlášení jej můžete podrobněji popsat vlastními slovy a odpovědět na otázky týkající se události jednoduchým vybráním odpovědí. Ve volném textovém poli můžete zadat až 5.000 znaků. To odpovídá stránce standardního formátu A4. Můžete také odeslat soubor o velikosti do 5 MB jako podklad svého hlášení. Upozorňujeme, že dokumenty mohou obsahovat informace o autorovi. Po podání hlášení obdržíte referenční číslo s potvrzením, že jste toto hlášení odeslali.
4. Následně si zřiďte vlastní chráněnou poštovní schránku. Prostřednictvím této poštovní schránky od nás obdržíte zpětné hlášení včetně odpovědí na otázky a informací o zpracování vašeho hlášení.

Pokud již máte chráněnou poštovní schránku, můžete k ní přistupovat přímo pomocí tlačítka „Přihlášení“. Nejdříve budete muset odpovědět na bezpečnostní dotaz.

Nezadáte-li žádné údaje, podle nichž by vás bylo možné identifikovat, BKMS^® System technicky ochrání vaši anonymitu.

Ujišťujeme vás, že nás zajímá pouze samotná událost, kterou ohlašujete. Nesprávné jednání musí být odhaleno a musí být zabráněno finančním ztrátám.

Jak získám zpětnou vazbu a zároveň si zachovám anonymitu?

Prvořadým principem zde používaného postupu BKMS^® je ochrana oznamovatelů. Funkce pro ochranu anonymity systému je certifikována nezávislým úřadem.

Při vytváření chráněné poštovní schránky si vyberte vlastní pseudonym / uživatelské jméno a heslo. Vaše hlášení je uchováno v anonymitě pomocí šifrování a dalších specializovaných bezpečnostních opatření. Během procesu podávání hlášení nebudete nikdy požádáni o osobní údaje. Rovněž nezadávejte žádné údaje, které by umožnily zjistit, že se jedná o vaši osobu. K odeslání hlášení nepoužívejte počítač poskytovaný vaším zaměstnavatelem.

Pomocí chráněné poštovní schránky vám prověřující osoba poskytne zpětnou vazbu týkající se dalšího zpracování vašich informací nebo vám položí dotazy, budou-li některé údaje nejasné – v průběhu dialogu zůstáváte v anonymitě. Abychom předešli škodám, zajímají nás samotná hlášení, nikoliv vy jako oznamovatel.

Interní proces podávání stížností ve smyslu LkSG

podle § 8 (odst. 2) německého zákona o náležité péči v dodavatelském řetězci (v němčině: Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG))

Účelem našeho interního procesu pro podávání stížností je umožnit podání oznámení v případech zjištění skutečných či potenciálních porušení lidských práv nebo práv v oblasti ochrany životního prostředí. Může se jednat o problémy v našich dodavatelských řetězcích, ale také v oblasti činnosti naší společnosti. Tento interní proces stanoví, které problémy lze oznamovat, jak oznámení podávat a jaký bude postup po podání oznámení.

Oblast působnosti

Prostřednictvím tohoto systému lze v zásadě oznamovat jakékoli případy porušování lidských práv a práv v oblasti ochrany životního prostředí. Z konkrétních příkladů si můžeme uvést:

Porušování lidských práv:

• Dětská práce
• Nucená a otrocká práce
• Diskriminace a nerovné zacházení
• Porušování svobody sdružování
• Neposkytování důstojné mzdy
• Zdraví nebezpečné pracovní podmínky
• Nezákonné vystěhování či odebrání pozemku
• Nezákonné využívání soukromých nebo veřejných bezpečnostních složek
• Znečišťování vody, půdy a ovzduší, které může přispívat k porušování lidských práv

Porušování práv v oblasti ochrany životního prostředí:

• Používání rtuti (ve smyslu Minamatské úmluvy o rtuti).
• Používání perzistentních organických znečišťujících látek (ve smyslu Stockholmské úmluvy)
• Neplnění povinnosti skladování, zpracovávání a dovozu nebo vývozu nebezpečného odpadu způsobem šetrným k životnímu prostředí (ve smyslu Basilejské úmluvy)

Podávání oznámení a stížností

Doporučujeme, aby byla oznámení podávána prostřednictvím našeho digitálního oznamovacího systému:

https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/clientInfo?cin=12len14&c=-1&language=ger

Oznámení je možné podávat ve vámi preferovaném jazyce. Oznámení lze podávat 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Oznamovatelé mohou dle vlastní volby zůstat zcela v anonymitě. Důvěrnost a ochrana osobních údajů jsou zaručeny i v případě, že oznamovatelé sami odhalí svou totožnost. Prostřednictvím tohoto systému mohou oznamovatelé, přestože zůstávají v anonymitě, být nadále v kontaktu s externím právníkem i po podání oznámení. Využití systému je pro osoby podávající oznámení samozřejmě bezplatné.

Postup

Zpracování všech podaných oznámení se řídí strukturovaným procesem, který je popsán níže.

1. Přijetí oznámení

Po obdržení oznámení bude oznamovateli zasláno potvrzení o přijetí, zpravidla do sedmi dnů od data přijetí oznámení. Předpokladem samozřejmě je, že má oznamovatel zřízený (anonymní) mailbox v tomto systému. Osoby, které nemají zřízený mailbox, bohužel není možné kontaktovat.

2. Prověření oznámení

Obsah oznámení je následně prověřován. V této fázi mohou vyvstat otázky, které je třeba vyjasnit jejich projednáním s oznamovatelem. Další postup je vždy stanoven v závislosti na konkrétním obsahu oznámení. V případě zamítnutí oznámení bude oznamovateli zasláno odůvodnění.

3. Objasnění skutečností

V případě pokračování v řízení bude záležitost s oznamovatelem projednána a prověřena. Případně může být navržen postup smírného řešení sporu.

4. Náprava

Za účelem vyřešení oznámených problémů může být nutné přijmout určitá nápravná opatření. Jsou-li dohodnuta nápravná opatření, budou tato opatření provedena a bude sledován jejich vývoj.

5. Přezkoumání a uzavření dané záležitosti

Oznamovatel bude informován o výsledku šetření v dané věci (má-li zřízený mailbox v oznamovacím systému).
Doba trvání řízení do značné míry závisí na konkrétních skutečnostech a může se pohybovat od několika dnů a týdnů až po několik měsíců. V každém případě usilujeme o to, aby prováděné řízení vedlo co nejefektivněji k uspokojivému řešení. Dále se vždy snažíme informovat oznamovatele o tom, jaká opatření byla přijata a jaký bude další průběh v dané věci. Za tímto účelem doporučujeme oznamovatelům používajícím k oznamování digitální systém, aby se do něj pravidelně přihlašovali a kontrolovali, zda jim nebyla zaslána nová oznámení týkající se jejich případu.

Řešení sporů vzájemnou dohodou

V případě některých stížností může být vhodné zapojit do řešení dané věci neutrální třetí osobu jako mediátora. Tímto způsobem bychom rádi přispěli k nalezení uspokojivého řešení, které může být přijatelné pro všechny zúčastněné strany. Ukáže-li se v průběhu řízení, že by bylo vhodné dosáhnout urovnání sporu dohodou, pokusíme se takovou neutrální osobu do řešení dané záležitosti zapojit.

Odpovědnost za proces řízení na základě stížností

Centrální odpovědnost za náš proces podávání stížností nese a hlavní kontaktní osobou pokud jde o dotazy nebo připomínky je:

Pověřenec pro záležitosti v oblasti Compliance v rámci Lenzing Group:
Florian Wirth
E-mail: f.wirth@lenzing.com

Oznamovatelům doporučujeme, aby využili možnosti komunikace prostřednictvím našeho digitálního systému pro oznamování a adresovali své dotazy nebo připomínky přímo osobě odpovědné za zpracování.

Ochrana před diskriminací nebo trestem

Snažíme se zajistit, aby oznamovatelé nebyli v důsledku svého oznámení vystaveni diskriminaci či trestům. Nebudeme tolerovat jakékoli odvetné jednání v důsledku podání stížnosti nebo poskytnutí informace. Je-li oznamovatel zaměstnancem naší společnosti, bude mu zajištěna ochrana před výpovědí, přeřazením na nižší pozici, odvoláním, výhrůžkami, obtěžováním či jinou diskriminací týkající se pracovních podmínek oznamovatele.
Je-li například oznamovatel zaměstnancem dodavatele, budeme společně s tímto dodavatelem usilovat o zajištění srovnatelné úrovně ochrany oznamovatele. Abychom zajistili ochranu oznamovatele před diskriminací, trestem či podobným odvetným jednáním, budeme se snažit zůstat v kontaktu s oznamovatelem i po uzavření dané záležitosti.

Lenzing, 1.1.2024