Ochrana údajov a politika dôvernosti
Otázku ochrany údajov a dôvernosti berieme veľmi vážne a postupujeme v sülade s ustanoveniami všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR), ako aj ostatnými aplikovateľnými vnútroštátnymi predpismi o ochrane údajov. Pred predložením oznámenia vám odporúčame si pozorne prečítať túto informáciu týkajúcu sa ochrany údajov.
Upozorňujeme, že pre zamestnancov spoločnosti LEDVANCE SK sa v súlade s § 10 ods.1 zákona č.54 / 2019 Z.z. o ochrane oznamovateľov ohlasujúcich asociálne činy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení („slovenský zákon o oznamovateľoch“) pre LEDVANCE s.r.o. so sídlom v Nitre, Slovensko, IČO. 50 197 011 sa uplatňujú osobitné pravidlá ochrany údajov uvedené v bode 2.7 dodatku 5 k smernici LEDVANCE „Compliance Guideline“.
Účel whistleblowing systému a právny základ
Systém whistleblowingu "LEDVANCE Integrity Line (LILi)" slúži na poskytovanie, spracovanie a správu informáciií poukazujúcich na porušovanie compliance bezpečným a dôverným spôsobom. Spracúvanie týchto osobných údajov je založené na legitímnom záujme našej spoločnosti pri odhaľovaní a prevencii protiprávneho konania/nevhodného správania, za účelom predísť vzniku škôd LEDVANCE, jej zamestnancom a zákazníkom. Právnym základom pre takéto spracúvanie osobných údajov je článok 6, ods. 1, písm. f) GDPR (legitímny záujem) a v prípadoch, v ktorých je totožnosť whistleblowera vedome a slobodne zverejnená, čl. 6, ods. 1, písm. a) GDPR (súhlas). Ak potrebujete ďalšie informácie týkajúce sa pochopenia oprávnených záujmov v súlade s čl. 6, ods. 1, písm. f) GDPR, prosím použite jednu z kontaktných možností uvedených v tomto dokumente.
Prevádzkovateľ
Pokiaľ ide o ochranu údajov súvisiacu so systémom whistleblowingu, je prevádzkovateľom
LEDVANCE GmbH, Parkring 33, 85748 Garching Near Munich, Nemecko
(ďalej aj: "LEDVANCE"). Systém whistleblowingu sám o sebe je prevádzkovaný spoločnosťou EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München v Nemecku (poskytovateľ služby). EQS Group GmbH je špecializovanou spoločnosťou v tejto oblasti. Avšak systém whistleblowingu je prevádzkovaný v mene LEDVANCE. Tento poskytovateľ služieb bol starostlivo vybraný a náležite preverený. [Na základe zodpovedajúcej zmluvy na spracovanie dát (DPA) zabezpečujeme, že poskytovateľ služieb spracúva osobné údaje len v našom mene a v súlade s našimi pokynmi.]
Osobné údaje a informácie zadané do systému whistleblowingu sú uložené v databázi prevádzkovanej spoločnosťou EQS Group GmbH v maximálne zabezpečenom dátovom centre. Iba LEDVANCE má umožnený prístup k dátam. EQS Group GmbH a iné tretie strany nemajú prístup k údajom. Toto je zabezpečené v certifikovanom postupe prostredníctvom značných technických a organizačných opatrení.
Všetky dáta sú zakódované a uložené pod heslami na viac ako jednej úrovni, prístupné špecifickým osobám, ktoré su autorizované LEDVANCE.
Úradník na ochranu osobných údajov
LEDVANCE vymenovala úradníka na ochrana osobných údajov:
Matthias Lindner
bDSB LEDVANCE
c/o intersoft consulting services AG
Beim Strohhause 17
20097 Hamburg
Nemecko
Telefón: +49 40 790235 - 0
Fax: +49 40 790235 - 170
Email: privacy@ledvance.com
Druh zhromaždených osobných údajov
Použitie nástroja whistleblower je dobrovoľné. Ale ak chcete spraviť oznámenie prostredníctvom nástroja whistleblower, zhromažďujeme nasledujúce osobné údaje a informácie:
- vaše meno, ak zverejníte vašu identitu,
- či ste zamestnaný v LEDVANCE a
- mená osôb a iné osobné údaje osôb, ktoré ste uviedli vo vašom oznámení.
Dôverné zaobchádzanie s informáciami
Poskytnuté informácie sú prijímané úzkym okruhom výslovne určených a špeciálne vyškolených zamestnancov LEDVANCE (Compliance oddelenie) a vždy sa s nimi zaobchádza dôverne. Zamestnanci Compliance oddelenia LEDVANCE overujú predložené skutočnosti a ak je to potrebné, vykonavajú analýzu faktov týkajúcej sa prípadu. V priebehu spracovania správy alebo v rámci osobitného vyšetrovania sa môže stať, že informácie bude nevyhnutné poskytnúť iným zamestnancom v rámci Skupiny, napr. ak sa indikácie vzťahujú na konanie v iných spoločnostiach Skupiny LEDVANCE. Tieto sa môžu nachádzať aj v krajinách mimo Európskej únie (EÚ) alebo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP), kde sa môžu uplatňovať odliné pravidlá ochrany osobných údajov. Navyše, zdieľanie informácií s dcérskymi spoločnosťami LEDVANCE Skupiny, so sídlom mimo EÚ/EHP, je založené na základe schválených záväzných firemných pravidiel na ochranu osobných údajov. Tieto firemné pravidlá môžete nájsť tu. Sústavne dbáme o to, aby sa príslušné predpisy o ochrane údajov dodržiavali. Každá osoba v LEDVANCE alebo súvisiaci poskytovatelia služieb, ktorí majú prístup k údajom, sú povinní zachovávať dôvernosť.
Informácie o obvinenej osobe
V zásade zákon vyžaduje informovať obvinené osoby o tom, že sme dostali takéto oznámenie, za predpokladu, že proces verifikácie informácií už neohrozia. Vaša identita ako whistleblowera nebude sprístupnená v rozsahu povolenom zákonom. Avšak môže dôjsť k odklonom, napríklad v zmysle článku 14, ods. 3 GDPR.
Práva dotknutej osoby
Podľa Európskeho zákona o ochrane údajov, vy a osoby uvedené v oznámení, máte právo na prístup, právo na opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, ako aj právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov. Akonáhle je toto právo uplatnené, okamžite skontrolujeme, do akej miery sú uložené údaje stále potrebné na verifikáciu informácií. Údaje, ktoré už nie sú potrebné, sú okamžite vymazané.
Ak ste sa ako whistleblower vedome a slobodne vzdali vašej anonymity a dali nám svoj súhlas so spracovaním vašich osobných údajov, máte právo odvolať svoj súhlas do jedného mesiaca, ako bolo oznámenie urobené.
Ak si prajete uplatniť svoje práva alebo máte otázky týkajúce sa ochrany údajov v spoločnosti LEDVANCE, použite prosím náš kontaktný formulár alebo pošlite e-mail na privacy@ledvance.com.
LEDVANCE berie vaše otázky a obavy veľmi vážne a vždy chce byť nápomocným. Dodatočne máte právo kedykoľvek podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu na ochranu údajov.
Pre LEDVANCE zodpovedným dozorným orgánom pre ochranu údajov je
Bavorský štátny úrad pre dohľad nad ochranou údajov
Promenáda 27 (Castle)
91522 Ansbach, Nemecko
Doba uchovávania osobných údajov
Osobné údaje sa uchovávajú dovtedy, kým si to vyžaduje objasnenie prípadu a záverečné posúdenie oznámenia. Osobné údaje sa uchovávajú aj po dlhšiu dobu, ak má spoločnosť odôvodnený záujem, alebo si to vyžaduje zákon. Vo všeobecnosti po dokončení spracovania informácií a prešetrovania budú tieto údaje vymazané do dvoch mesiacov. Odklony sú prípustné len vtedy, pokiaľ osobitné zákonné ustanovenia vyžadujú ďalšie uchovanie, alebo sa to vyžaduje v špecifických prípadoch pre ďalšíe právne kroky akými sú disciplinárne konania alebo začatie trestných konaní.
Použitie whistleblower portálu
Komunikácia medzi vaším počítačom a whistleblower nástrojom sa uskutočňuje prostredníctvom kódovaného pripojenia (tzv. SSL). Vaša IP adresa počítača nebude uložená počas používania tohto portálu. Aby bolo možné zachovať spojenie medzi vaším počítačom a whistleblower nástrojom, súbor cookie bude zobrazený na vašom počítači, ktorý obsahuje iba session ID (tzv. NL cookie). Súbor cookie je platný len do konca vášho spojenia a je vymazaný po zatvorení okna webového prehľadávača.
Máte možnosť si vytvoriť chránenú poštovú schránku vo whistleblower nástroji použitím vlastného zvoleného pseudonymu/užívateľského mena a hesla. Týmto spôsobom môžete posielať bezpečne správy zodpovednému zamestnancovi v LEDVANCE podľa mena alebo anonymne. V tomto systéme sa údaje uchovávajú výlučne vo whistleblower nástroji, a preto sú osobitne zabezpečené; t.j. nejedná sa o bežnú e-mailovú komunikáciu.
Tipy k odosielaniu príloh
Pri podávaní oznámení alebo posielaní dodatku máte možnosť poslať zodpovednej osobe LEDVANCE prílohy. Ak pošlete správu anonymne, prosím vezmite do úvahy nasledovné bezpečnostné varovanie: súbory by mohli pravdepodobne obsahovat skryté osobné údaje, ktoré môžu ohroziť vašu anonymitu. Prosím odstráňte tieto dáta pred odoslaním súboru/ov. V prípade, ak by nebolo možné odstrániť túto informáciu, prosím skopírujte text prílohy do textu vašej správy alebo pošlite vytlačené anonymne na adresu uvedenú na päte stránky uvedením referenčného čísla, ktoré dostanete na konci procesu whistleblowingu.