Навіщо мені відправляти повідомлення?

Ми прагнемо бути для вас надійним партнером, якому можна довіряти. Дотримання чинного законодавства має для цього ключове значення. Тому для нас важливо виявляти й протидіяли потенційним неправомірним діям якомога раніше. Для цього нам потрібні повідомлення про проблеми.

Які питання можна вирішити за допомогою системи онлайн-інформування?

Ця онлайн-система інформування була створена для звітування з питань, пов'язаних з комплаєнсом.

По-перше, за допомогою цього інструменту ви можете повідомити про потенційні порушення, пов'язані з комплаєнсом, які можуть призвести до серйозних наслідків для компанії. Це охоплює кримінальну та цивільну відповідальність. Тому ми особливо зацікавлені в інформації на такі теми:

1. фінансові та майнові правопорушення;
2. порушення законодавства про конкуренцію та антимонопольного законодавства;
3. порушення законодавства про захист даних;
4. Порушення прав людини, соціальних та екологічних стандартів;
5. Підозра у відмиванні грошей;
6. інші серйозні порушення.

Ви також можете скористатися системою онлайн-інформування, щоб прояснити конкретні питання, пов'язані з комплаєнсом, з працівниками відповідного відділу.

Зверніть увагу, що інші питання (наприклад, не отриманий журнал клієнта, скарги) не можуть бути оброблені через цю систему. У таких випадках, зверніться на гарячу лінію або до місцевої служби підтримки клієнтів.

Як повідомити про проблему або поставити запитання, як налаштувати поштову скриньку?

Щоб надіслати повідомлення, натисніть кнопку «Відправити повідомлення» у верхній частині вступної сторінки.

Процес надсилання повідомлення складається з чотирьох кроків:

1. Насамперед вам буде запропоновано прочитати певну інформацію про захист вашої анонімності та відповісти на контрольне питання (так звана CAPTCHA).
2. На наступній сторінці вам буде запропоновано вибрати категорію вашого повідомлення.
3. Викладіть свої занепокоєння або питання власними словами на сторінці повідомлення й дайте відповіді на запитання, вибравши запропоновані варіанти. Після подання повідомлення ви отримаєте номер як доказ того, що ваше повідомлення було надіслано.
4. Зрештою, вам буде запропоновано створити власну захищену поштову скриньку для отримання зворотного зв'язку та, за необхідності, оновлень про хід розгляду вашого повідомлення.

Якщо у вас вже є захищена поштова скринька, ви можете увійти до неї, натиснувши кнопку «Вхід». Тут вам теж потрібно буде спершу відповісти на контрольний запит.

Коли і як я отримаю зворотний зв'язок?

Система онлайн-інформування надає першочергового значення захисту інформатора.

Під час створення захищеної поштової скриньки ви самі вибираєте собі ім’я користувача й пароль. Ваше повідомлення залишиться анонімним завдяки шифруванню та іншим спеціальним процедурам щодо безпеки. Якщо це можливо, не використовуйте для надсилання повідомлення ПК, наданий вашою компанією.

Протягом семи днів після надсилання повідомлення на вашу захищену поштову скриньку буде надіслано підтвердження отримання разом зі зворотним зв'язком щодо подальшої долі вашого повідомлення. Якщо нам потрібно буде уточнити якісь деталі, ми зв'яжемося з вами з конкретними запитаннями.

Як будуть захищені мої дані при використанні системи онлайн-інформування?

Положення про захист даних — система онлайн-інформування

Захист даних важливий для нас

Ми дуже серйозно ставимося до захисту ваших персональних даних. Наступне повідомлення про конфіденційність даних інформує вас про те, які персональні дані ми обробляємо, коли ви відвідуєте цей вебсайт або повідомляєте про порушення.

1. Контролер відповідно до визначення ст. 4 ч. 7 GDPR

Контролер персональних даних, відповідно до визначення ст. 4 ч. 7 GDPR, є одержувачем даних, зазначеним у повідомленні про порушення.

2. Повідомлення про порушення через систему онлайн-інформування / Контактування з відділом нормативно-правової відповідності

Мета обробки даних та правові підстави

Ця онлайн-система інформування була створена для звітування з питань, пов'язаних з комплаєнсом. Ви можете використовувати її для повідомлення про потенційні порушення нормативно-правової відповідності, які можуть мати серйозні наслідки для компанії, включно з кримінальною відповідальністю або адміністративними штрафами.

Ви також можете скористатися системою онлайн-інформування, якщо у вас є конкретні запитання з питань комплаєнсу, на які ви хотіли б отримати відповідь від співробітників відповідного відділу.

Стаття 6 (1) f) Загального регламенту про захист даних (GDPR) служить правовою основою для цієї обробки даних.

Тип даних, що обробляються

Користування системою інформування є добровільним. Дані, які ми обробляємо, залежать від інформації, яку ви нам надаєте. Зазвичай ми обробляємо такі дані:

• Ваше ім'я та контактні дані, якщо ви надали нам цю інформацію.
• Чи працюєте ви у нас, якщо ви хочете повідомити нам про це.
• Імена фізичних осіб та інші персональні дані, пов'язані з фізичною особою, залежно від того, про що ви нам повідомляєте.

Одержувачі/Категорії одержувачів

Дані, які ви нам надіслали, обробляються контролером і тільки у відділі комплаєнсу. Ми принципово виключаємо будь-яке розголошення даних третім особам. Може статися так, що нам доведеться поділитися надісланими вами даними з іншими відділами контролера або з іншими компаніями Schwarz Group, якщо це буде необхідно для розслідування справи.

Дані також обробляються від нашого імені операторами, такими як власник цієї системи онлайн-інформування, EQS Group GmbH, Bayreuther Strasse 35, 10789 Berlin, Germany. Цей та інші оператори ретельно відбираються, а також проходять перевірку й пов'язані договором відповідно до ст. 28 Загального регламенту про захист даних (GDPR).

Ми юридично зобов'язані повідомити обвинувачену особу про те, що ми отримали повідомлення щодо неї, як тільки інформування більше не загрожуватиме зашкодити розслідуванню. Однак ваша особа як викривача не буде розкрита особі, проти якої було висунуто звинувачення в порушенні комплаєнсу, якщо це дозволено законом.

Термін зберігання/ Критерії визначення терміну зберігання

Дані зберігаються стільки часу, скільки необхідно для досягнення вищезазначених цілей, а саме для завершення розслідування повідомлення та складання анонімного звіту про характер і походження повідомлення та про канал зв'язку, який використовувався для його подання, а також в межах, передбачених чинним законодавством. Критерії, що визначають цей період, включають складність питання, про яке повідомляється, тривалість часу, необхідного для його розслідування, та предмет звинувачення. Дані видаляються після того, як мета їх збору буде досягнута.

3. Користування системою інформування

Зв'язок між вашим пристроєм і системою онлайн-інформування відбувається через зашифроване з'єднання (SSL). Під час того, як ви користуєтеся системою, ваша IP-адреса не зберігається. Файл cookie, що містить ідентифікатор сеансу (файл cookie сеансу), зберігається на вашому комп'ютері з єдиною метою — підтримувати з'єднання з системою онлайн-інформування. Цей файл cookie діє протягом усього сеансу, а потім видаляється.

4. Ваші права як суб'єкта персональних даних

Відповідно до ст. 15 (1) Загального регламенту про захист даних (GDPR), ви маєте право за запитом безкоштовно отримати інформацію про ваші персональні дані, які зберігаються в системі контролера.

За умови дотримання встановлених законом вимог, ви також маєте право на виправлення, видалення та обмеження обробки ваших персональних даних.

Якщо дані обробляються на підставі ст. 6 (1) e) або f) GDPR, ви маєте право заперечувати проти обробки. Якщо ви заперечуєте проти обробки даних, вони не будуть оброблятися в майбутньому, якщо тільки контролер не зможе навести переконливі законні підстави для подальшої обробки, які переважають над інтересами суб'єкта даних.

Якщо ви надали дані самостійно, ви маєте право на мобільність даних.

Якщо дані обробляються на підставі вашої згоди відповідно до ст. 6 (1) a) або ст. 9 (2) a) Загального регламенту про захист даних (GDPR), ви можете відкликати свою згоду в будь-який час, і це не вплине на законність попередньої обробки.

У вищезазначених випадках, якщо у вас є додаткові запитання або ви хочете подати скаргу, зв'яжіться з нашим спеціалістом із захисту даних у письмовій формі або електронною поштою; див. розділ 5.

Ви також маєте право подати скаргу до повноважного наглядового органу з питань захисту даних.

5. Зверніться до відповідального за захист персональних даних

Якщо у вас виникнуть додаткові запитання щодо обробки ваших даних або реалізації ваших прав, ви можете звернутися до відповідального співробітника з питань захисту даних контролера:

• Kaufland Stiftung & Co. KG
  z.Hd. Datenschutzbeauftragter
  Rötelstraße 35
  74172 Neckarsulm
  Deutschland
  datenschutz@kaufland.com

• ”Кауфланд България ЕООД енд Ко“ КД
  Ул. „Скопие“ 1А
  София 1233
  България
  dataprotection@kaufland.bg

• Kaufland Romania SCS
  Str. Barbu-Vacarescu 120-144
  Sect.2. Bucuresti
  România
  protectiadatelor@kaufland.ro

• Kaufland Hrvatska k.d.
  Službenik za zaštitu podataka
  Donje Svetice 14
  10 000 Zagreb
  Hrvatska
  Електронна пошта: gdpr@kaufland.hr

• Kaufland Česká republika v.o.s.
  Právo a Compliance
  Bělohorská 2428/203
  169 00 Praha 6
  Česká republika
  oou@kaufland.cz

• Kaufland Slovenská republika v.o.s.
  Právo a Compliance
  Адреса: Trnavská cesta 41/A, 831 04 Bratislava
  Slovenská
  dataprotection@kaufland.sk

• Kaufland Polska Markety sp. z o.o. sp. k.
  Al. Armii Krajowej 47
  50-541 Wrocław
  Polska
  daneosobowe@kaufland.pl