Mengapa saya harus mengirim laporan?

Kami berupaya untuk menjadi mitra yang andal dan bisa dipercaya bagi diri Anda. Kepatuhan terhadap ketentuan hukum yang berlaku sangatlah penting dalam hal ini. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk menargetkan dan menghalau potensi pelanggaran sedini mungkin. Kami bergantung pada laporan yang masuk untuk menindaklanjuti hal ini.

Masalah apa yang bisa ditangani melalui sistem pelaporan online?

Sistem pelaporan online disiapkan sebagai sarana pelaporan atas masalah yang terkait dengan kepatuhan.

Pertama, Anda bisa menggunakan alat bantu ini untuk melaporkan potensi pelanggaran kepatuhan yang menimbulkan konsekuensi serius bagi perusahaan. Hal ini mencakup hukuman pidana dan perdata. Oleh karena itu, kami sangat tertarik untuk mengetahui informasi yang terkait dengan topik berikut ini:

1. Pelanggaran terkait keuangan dan pelanggaran properti
2. Pelanggaran undang-undang persaingan dan antimonopoli
3. Pelanggaran undang-undang perlindungan data
4. Pelanggaran hak asasi manusia, standar sosial dan lingkungan
5. Dugaan pencucian uang
6. Pelanggaran berat lainnya

Anda juga bisa menggunakan sistem pelaporan online untuk memberikan klarifikasi atas pertanyaan khusus yang terkait dengan kepatuhan kepada anggota departemen kepatuhan.

Harap diperhatikan bahwa hal-hal lain (misalnya majalah pelanggan yang tidak diterima, keluhan) tidak bisa diproses melalui sistem ini. Dalam kasus tersebut, hubungi saluran bantuan pelanggan atau layanan pelanggan di lokasi.

Bagaimana proses pelaporan kekhawatiran atau pengajuan pertanyaan, bagaimana cara untuk membuat kotak komunikasi?

Untuk mengirimkan laporan, mulailah dengan mengeklik tombol “Kirim Laporan” di bagian atas halaman pendahuluan.

Proses pelaporan terdiri atas 4 langkah:

1. Anda sebelumnya akan diminta untuk membaca beberapa informasi tentang perlindungan anonimitas Anda dan menjawab pertanyaan keamanan (disebut sebagai CAPTCHA).
2. Pada halaman berikutnya, Anda akan diminta untuk menentukan kategori laporan Anda.
3. Uraikan kekhawatiran atau pertanyaan dengan kata-kata Anda sendiri pada halaman pelaporan dan jawablah pertanyaan dengan memilih tanggapan yang diberikan. Setelah laporan terkirim, Anda akan menerima nomor referensi sebagai bukti bahwa Anda yang mengirimkan laporan ini.
4. Terakhir, Anda akan diminta untuk membuat kotak komunikasi yang aman untuk menerima umpan balik dan, bila berlaku, pembaruan tentang perkembangan laporan Anda.

Jika sudah memiliki kotak komunikasi aman, Anda bisa langsung mengaksesnya melalui tombol "Login". Anda juga harus menjawab pertanyaan keamanan terlebih dahulu di sini.

Kapan dan bagaimana saya akan menerima umpan balik?

Sistem pelaporan online sangat mementingkan perlindungan terhadap keselamatan diri pihak pelapor.

Tentukan nama pengguna dan kata sandi Anda saat membuat kotak komunikasi yang aman. Laporan Anda akan disimpan secara anonim melalui enkripsi serta rutinitas keamanan khusus lainnya. Bila memungkinkan, jangan gunakan PC yang disediakan oleh perusahaan untuk mengirimkan laporan Anda.

Dalam tujuh hari setelah pengiriman informasi, konfirmasi atas penerimaan laporan Anda akan dikirimkan ke kotak komunikasi yang aman bersama dengan umpan balik tentang hal-hal yang akan dilakukan pada laporan Anda. Kami akan menghubungi Anda dengan pertanyaan spesifik jika klarifikasi atas detail tertentu diperlukan.

Bagaimana data saya akan dilindungi saat menggunakan sistem pelaporan online?

Ketentuan perlindungan data – sistem pelaporan online

Perlindungan data bersifat penting bagi kami

Kami bersikap sangat serius terhadap perlindungan data pribadi Anda. Pemberitahuan privasi data berikut akan menginformasikan Anda tentang data pribadi mana yang kami proses saat Anda mengunjungi situs web ini atau melaporkan pelanggaran.

1. Pengendali dalam cakupan ketentuan Pasal 4 nomor 7 GDPR

Pengendali data yang memproses data dalam cakupan ketentuan Pasal 4 nomor 7 GDPR adalah penerima data yang diindikasikan kepada Anda saat melaporkan pelanggaran.

2. Melaporkan pelanggaran melalui sistem pelaporan online/ Menghubungi bagian Kepatuhan

Tujuan pemrosesan data dan dasar hukum

Sistem pelaporan online ini disiapkan untuk menerima laporan yang terkait dengan kepatuhan. Anda bisa menggunakannya untuk melaporkan potensi pelanggaran kepatuhan yang bisa menimbulkan konsekuensi serius bagi perusahaan, termasuk sanksi pidana atau denda administratif.

Anda juga bisa menggunakan sistem pelaporan online jika ada pertanyaan khusus terkait kepatuhan yang perlu dijawab oleh staf bagian Kepatuhan.

Dasar hukum untuk pemrosesan data ini adalah Pasal 6 (1) kalimat 1 f) GDPR.

Jenis data yang diproses

Penggunaan sistem pelaporan online ini bersifat sukarela. Data yang kami proses tergantung pada informasi yang Anda berikan kepada kami. Kami biasanya memproses data berikut ini:

• Nama dan detail kontak Anda, jika Anda telah memberikan informasi ini kepada kami.
• Apakah Anda memiliki hubungan kerja dengan kami, jika ingin memberikan informasi terkait.
• Nama individu dan data pribadi lainnya yang terkait dengan individu, tergantung pada informasi yang Anda laporkan kepada kami.

Penerima/Kategori penerima

Data yang Anda kirimkan kepada kami diproses oleh pihak pengendali dan hanya di dalam departemen Kepatuhan. Pada prinsipnya, kami mengesampingkan pengungkapan data apa pun kepada pihak ketiga. Kami mungkin perlu membagikan data yang Anda kirimkan kepada kami dengan departemen lain dari pihak pengendali atau dengan perusahaan Schwarz Group lainnya, bila hal ini diperlukan untuk menyelidiki masalah terkait.

Data juga diproses atas nama kami oleh pihak pemroses, seperti operator sistem pelaporan online ini, EQS Group GmbH, Bayreuther Strasse 35, 10789 Berlin, Jerman. Pemroses ini dan pemroses lainnya dipilih dengan saksama, serta diaudit dan terikat oleh kontrak sesuai dengan ketentuan Pasal 28 GDPR.

Kami memiliki kewajiban hukum untuk memberi tahu pihak tertuduh bahwa kami telah menerima laporan yang terkait dengan pihak mereka, sejauh pemberitahuan tersebut tidak berisiko menghalangi atau mengganggu jalannya penyelidikan terhadap laporan terkait. Namun, identitas Anda sebagai pihak pelapor tidak akan diungkapkan kepada individu yang menjadi tujuan dari tuduhan kepatuhan, sejauh yang diizinkan menurut ketentuan hukum.

Periode penyimpanan/Kriteria untuk menentukan periode penyimpanan

Data disimpan selama diperlukan untuk memenuhi tujuan tersebut di atas, yaitu untuk menyelesaikan penyelidikan laporan dan melakukan pelaporan secara anonim tentang sifat dan asal laporan serta saluran komunikasi yang digunakan untuk membuat laporan, dan sebagaimana diperlukan menurut ketentuan hukum yang berlaku. Kriteria yang menentukan periode tersebut antara lain kompleksitas masalah yang dilaporkan, lamanya waktu yang diperlukan untuk penyelidikan, dan subjek dari tuduhan terkait. Data akan dihapus setelah tujuan dari pengumpulan telah terpenuhi.

3. Penggunaan sistem pelaporan online

Komunikasi antara perangkat Anda dan sistem pelaporan online dilakukan melalui koneksi terenkripsi (SSL). Alamat IP Anda tidak akan disimpan. Cookie yang berisi ID sesi (cookie sesi) yang disimpan di komputer Anda hanya untuk tujuan mempertahankan koneksi ke sistem pelaporan online. Cookie ini berlaku selama durasi sesi Anda dan akan dihapus setelah sesi kedaluwarsa.

4. Hak Anda sebagai subjek data

Anda berhak, sesuai dengan ketentuan Pasal 15 (1) GDPR, berdasarkan permintaan terkait, untuk menerima informasi secara gratis tentang data pribadi Anda yang disimpan dalam sistem pengendali.

Jika persyaratan undang-undang terpenuhi, Anda juga berhak atas pembetulan, penghapusan, dan pembatasan pemrosesan data pribadi Anda.

Jika data diproses berdasarkan ketentuan Pasal 6 (1) e) atau f) GDPR, Anda berhak untuk memberikan penolakan. Jika ada keberatan terhadap pemrosesan data, maka data tersebut tidak akan diproses di masa depan, kecuali bila pihak pengendali bisa membuktikan alasan yang sah untuk melakukan pemrosesan lebih lanjut dengan tingkat prioritas lebih tinggi daripada kepentingan subjek data.

Anda berhak atas portabilitas data jika Anda sendiri yang menyediakan data terkait.

Jika data diproses berdasarkan persetujuan Anda sesuai dengan ketentuan Pasal 6 (1) a) atau Pasal 9 (2) a) GDPR, Anda bisa menarik persetujuan tersebut kapan saja dengan efek di masa depan tanpa memengaruhi keabsahan pemrosesan sebelumnya.

Dalam kasus yang disebutkan di atas, jika ada pertanyaan lebih lanjut atau jika Anda ingin melaporkan keluhan, hubungi pihak Pejabat Perlindungan Data kami secara tertulis atau melalui email; lihat bagian 5.

Anda juga berhak mengajukan keluhan kepada pihak otoritas pengawasan perlindungan data yang kompeten.

5. Hubungi pihak pejabat perlindungan data

Jika ada pertanyaan lebih lanjut tentang pemrosesan data atau penerapan hak Anda, hubungi pihak pejabat perlindungan data pengendali yang bertanggung jawab:

• Kaufland Stiftung & Co. KG
  z.Hd. Datenschutzbeauftragter
  Rötelstraße 35
  74172 Neckarsulm
  Deutschland
  datenschutz@kaufland.com

• ”Кауфланд България ЕООД енд Ко“ КД
  Ул. „Скопие“ 1А
  София 1233
  България
  dataprotection@kaufland.bg

• Kaufland Romania SCS
  Str. Barbu-Vacarescu 120-144
  Sect.2. Bucuresti
  România
  protectiadatelor@kaufland.ro

• Kaufland Hrvatska k.d.
  Službenik za zaštitu podataka
  Donje Svetice 14
  10 000 Zagreb
  Hrvatska
  E-mail: gdpr@kaufland.hr

• Kaufland Česká republika v.o.s.
  Právo a Compliance
  Bělohorská 2428/203
  169 00 Praha 6
  Česká republika
  oou@kaufland.cz

• Kaufland Slovenská republika v.o.s.
  Právo a Compliance
  Adresa: Trnavská cesta 41/A, 831 04 Bratislava
  Slovenská
  dataprotection@kaufland.sk

• Kaufland Polska Markety sp. z o.o. sp. k.
  Al. Armii Krajowej 47
  50-541 Wrocław
  Polska
  daneosobowe@kaufland.pl