Datenschutzhinweis – WrWKS Meldesystem
Datenschutzhinweis
Die Stadt Wien – Wiener Wohnen Kundenservice GmbH (WrWKS) nimmt die Themen Datenschutz und Vertraulichkeit sehr ernst und folgt den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem österreichischen Datenschutzrecht. Bitte lesen Sie diese Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des WrWKS Meldesystems und Rechtsgrundlage
Das WrWKS Meldesystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Korruption sowie sonstige Rechts- und Compliance-Verstöße auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Systems ist gestützt auf das berechtigte Interesse der WrWKS an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schäden für die WrWKS. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f EU-DSGVO.
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des WrWKS Meldesystems ist die Stadt Wien – Wiener Wohnen Kundenservice GmbH.
Im Namen der verantwortlichen Stelle betreibt das darauf spezialisierte Unternehmen EQS Group GmbH, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, Deutschland, das WrWKS Meldesystem.
Ihre in das WrWKS Meldesystem eingegeben, personenbezogenen Daten und Informationen werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert. Die Einsichtnahme in diese Daten ist nur einem kleinen Kreis ausdrücklich berechtigter Mitarbeiter*innen möglich. Die EQS Group GmbH und andere dritte Personen haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Die WrWKS hat eine Datenschutzbeauftragte bestellt. Anfragen zum Datenschutz senden Sie bitte an datenschutz@wrwks.at.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Ausdrücklich autorisierte und speziell geschulte Mitarbeiter*innen prüfen unter Wahrung der Vertraulichkeit den Sachverhalt und führen eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch, wenn es erforderlich ist.
Beim Überprüfen des gemeldeten Sachverhalts kann es notwendig sein, Daten Ihrer Meldung an andere Mitarbeiter*innen der Stadt Wien – Wiener Wohnen Kundenservice GmbH oder die Unternehmung Stadt Wien – Wiener Wohnen weiterzugeben. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn sich Meldungen auf Vorgänge innerhalb der Unternehmung Stadt Wien – Wiener Wohnen beziehen. Dabei achten wir darauf, dass die rechtlichen Bestimmungen für eine Datenweitergabe eingehalten werden.
Personen, die Zugang zu den Daten erhalten, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Personen
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, beschuldigte Personen darüber zu informieren, dass wir eine Meldung über sie erhalten haben. Die Information erfolgt, sobald das die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber*in wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die in Ihrer Meldung genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Nehmen Sie oder eine in Ihrer Meldung genannte Person das Widerspruchsrecht in Anspruch, prüfen wir umgehend, ob und in welchem Umfang die gespeicherten Daten für die Bearbeitung der Meldung noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der österreichischen Datenschutzbehörde zu.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung der Meldung erfordern oder ein berechtigtes Interesse der WrWKS besteht oder das aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Meldungsbearbeitung werden diese Daten entsprechend den rechtlichen Vorgaben gelöscht oder vollständig anonymisiert.
Nutzung des WrWKS Meldesystems
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem WrWKS Meldesystem erfolgt verschlüsselt über eine SSL-Verbindung. Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des WrWKS Meldesystems nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird zwischenzeitlich ein sogenannter Null-Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, der nur bis zum Ende Ihrer Sitzung gültig ist und beim Schließen des Browsers gelöscht wird.
Sie können mit einem selbst gewählten Benutzer*innennamen und Kennwort einen geschützten Postkasten im WrWKS Meldesystem einrichten. Auf diese Weise können Sie der für die Prüfung zuständigen Person namentlich oder anonym Meldungen senden. Bei dieser Art der Kommunikation sind die Daten im WrWKS Meldesystem gespeichert und dadurch besonders gesichert. Es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Wenn Sie eine Meldung abgeben oder eine Ergänzung senden, können Sie Anhänge mitsenden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte, dass Dateien versteckte personenbezogene Daten enthalten können, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym an die in der Fußzeile angeführte Adresse. Geben Sie in diesem Fall bitte die Referenznummer an, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten.
